Mô tả bài tập

Đây là loại bài tập điền vào ô trống. Bài tập Thác nước thực chất là một loạt những ý tưởng, nguyên tắc gắn kết với nhau từ mục đích cho đến tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược, cột mốc và cuối cùng là chỉ số đo lường hiệu quả công việc.

Hướng dẫn

Hãy bắt đầu với Cấp độ 0, Mục đích, sau đó, tiếp tục làm các mốc tiếp theo theo chiều từ thấp đến cao. Với mỗi ô, hãy nối bốn đường để tạo thành một hình vuông, mỗi ô sẽ điền thông tin của ô trước đó, vì vậy, hãy chắc chắn, bạn làm theo thứ tự từ thấp đến cao, ví dụ, bạn đang làm Cấp độ 1, Tầm nhìn, nghĩa là bạn đã phải hoàn thành Cấp độ 0, Cấp độ Mục đích rồi.

Để tạo ra một mô hình về điểm đến mong muốn, bạn cần phải tạo một mô hình thác nước, vì nó sẽ giúp bạn xác định và có cái nhìn rõ ràng hơn về nơi mình muốn đến. Giá trị của bài tập này chính là những suy nghĩ trăn trở hay những trao đổi với mọi người về đích đến của mình, không phải chỉ là việc viết ra những câu chữ.

Đây là kiểu bài tập một trang giấy.

Đừng bị rối trí bởi những khái niệm như mục tiêu, mục đích, tầm nhìn,… vì mỗi người có thể sẽ có những cách hiểu khác nhau, đó là lý do vì sao chúng tôi sử dụng các từ như Cấp độ 0, Cấp độ 1. Những suy nghĩ của bạn mới thực sự quan trọng. Vì vậy, hãy tiếp nhận đơn giản những khái niệm này, bạn cũng có thể thay thế chúng bằng ngôn ngữ của riêng mình.

Phương pháp tiếp cận Bài tập Thác nước

Trên thực tế, chúng tôi đã từng làm việc với hàng trăm chủ doanh nghiệp khác nhau. Công ty của Robert cũng chuyên về mảng cung cấp các giải pháp hay tạo ra những kế hoạch cụ thể để doanh nghiệp thực hiện. Chúng tôi đã tập trung vào quy trình lên kế hoạch và phát triển chiến lược để có thể thu được bản kế hoạch một trang giấy. Nếu giá trị cốt lõi đã được xác định những việc khác sẽ được vận hành một cách rất nhịp nhàng.

Giá trị - Một phần quan trọng của mục đích

Các doanh nghiệp thường nhầm lẫn mục đích của các bước trong bài tập Thác nước. Hầu hết mọi người nghĩ rằng mục đích là cái gì đó xa vời. Trong một vài trường hợp, điều này đúng. Tuy nhiên, chúng tôi rút ra một điều rằng, các doanh nghiệp nếu không nhận thức một cách rõ ràng về giá trị của mình thì chẳng khác nào một con thuyền ra khơi mà không có la bàn định hướng. Chính giá trị đó sẽ mách bảo cho bạn biết bạn cần có niềm tin và đấu tranh bảo vệ cho điều gì. Không xác định được giá trị mà cứ tiến về phía trước là một điều hết sức nguy hiểm, trừ khi bạn đã có một tuyên bố về giá trị trước đó. Do vậy, mục đích cao cả nhất mà một doanh nghiệp muốn hướng tới chính là giá trị cốt lõi doanh nghiệp đó.

Hướng dẫn

Nếu bạn đã từng thực hiện một quy trình làm việc theo chiến lược trước đó, bạn hoàn toàn có thể hoàn thành nó trong 10 phút. Đây giống như một bài kiểm tra, bạn phải làm để nhớ lại những gì bạn đã thực hiện trong suốt quy trình làm việc. Đại đa số mọi người hoàn thành bài tập này trong khoảng 1 giờ đồng hồ.

Chúng tôi có tổ chức một số buổi hội thảo kéo dài nửa ngày để hướng dẫn các bạn điền các mục trong bảng. Bạn cũng có thể tự tổ chức những buổi hội thảo như vậy với nhóm của mình để cùng bàn bạc, thống nhất những câu trả lời phù hợp nhất.

Từ kinh nghiệm của mình, chúng tôi thấy rằng sau lần nỗ lực đầu tiên, kết quả thường khá chính xác. Ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp đang phải đối mặt với những khủng khoảng về tài chính hoặc những thách thức rất lớn.

Bắt đầu từ Cấp độ 0: Đây là Mục đích của bạn, bạn phải đọc lời hướng dẫn của từng phần và làm từng mục một.

Cấp độ 0: Mục đích

“Lần đầu tiên nghĩ đến mục đích, chúng tôi chợt nhận ra rằng trước kia chưa từng nghĩ về giá trị cốt lõi của doanh nghiệp mình. Việc này thật khủng khiếp. Tuy nhiên, sau một vài cuộc trao đổi, thảo luận cùng nhau về giá trị cốt lõi, chúng tôi đã cảm thấy gắn bó và đồng thuận với nhau hơn”. (Terry Walsh, Giám đốc)

Giá trị bạn muốn tạo ra là gì? Mục đích những việc bạn làm là gì? Đối tượng khách hàng bạn muốn hướng tới là ai? Lý do của bạn? Tại sao bạn tồn tại? Mục tiêu lớn - mạo hiểm - táo bạo nhất bạn nghĩ đến là gì (thường là sau 10 năm nữa)?

Câu hỏi mục đích của bạn

Giá trị của bạn là gì?

Mục đích/ nguyên nhân/ niềm đam mê của bạn là gì? Lý do cho những hành động của bạn?

Đối tượng mà bạn hướng tới là ai?

Mục tiêu lớn - mạo hiểm - táo bạo nhất mà bạn nghĩ tới là gì?

Cấp độ 1 & 2: Tầm nhìn và sứ mệnh

“Được giao nhiệm vụ thiết kế một bản kế hoạch dài 75 trang cho công ty, dù trước đó, chưa bao giờ chúng tôi định hình được cách làm thế nào có thể kết nối các mục tiêu rời rạc thành một kế hoạch xuyên suốt và logic, chúng tôi phải quay trở lại với những giá trị nền tảng cơ bản nhất để có thể thấy được tầm nhìn và sứ mệnh phù hợp với bản kế hoạch ra sao. Kết quả là cuối cùng mọi thứ đã được thiết lập một cách vô cùng hoàn hảo”. (Jerry Cottle, Giám đốc)

Điền câu trả lời ở Cấp độ 1: Tầm nhìn.

Tầm nhìn khả thi cho doanh nghiệp của bạn là gì? Doanh nghiệp của bạn sẽ thành công như thế nào sau 3 năm nữa? Bạn không cần phải nghĩ về các con số cụ thể, vì thành công có thể được đo bằng danh tiếng hay vị trí của doanh nghiệp trên thị trường.

Điền câu trả lời ở Cấp độ 2: Sứ mệnh.

Để đạt được vị trí mà bạn đã vạch ra trong mục Tầm nhìn, bạn cần đạt được một con số cụ thể là bao nhiêu sau 3 năm? Ví dụ như con số cụ thể về doanh thu, lợi nhuận, số lượng nhân viên, giá trị giao dịch trung bình, số lượng sản phẩm,…

TRANG 27

Tầm nhìn và sứ mệnh của bạn

Cấp độ 1: Tầm nhìn

Bạn muốn mọi người biết đến công ty bạn với vị thế như thế nào? Bạn muốn thành công và có danh tiếng ở lĩnh vực nào?

Cấp độ 2: Sứ mệnh

Những con số cụ thể bạn muốn đạt được sau 3 năm?

Doanh nghiệp của bạn sẽ như thế nào khi bạn đạt được tất cả mục tiêu trên?

Cấp độ 3: Chiến lược

“Cuộc thảo luận về mục đích, tầm nhìn hay sứ mệnh thật sự rất tuyệt vời. Tuy nhiên, khi nói đến vấn đề chiến lược, tức là đề cập đến việc làm thế nào để có thể đạt được các chỉ số như mong muốn, mọi thứ lại cần được diễn đạt thành những câu chữ đơn giản ngắn gọn và súc tích. Ban đầu chúng tôi vô cùng lúng túng, nhưng để đạt được sự tường tận trong tư tưởng và suy nghĩ có nghĩa là chúng tôi cần thảo luận và chia sẻ ý tưởng với tất cả các thành viên khác. Và đột nhiên tất cả chúng tôi hiểu ra điều mà chúng tôi đang làm và tại sao chúng tôi lại làm chúng. Thật là tuyệt vời”. (Simon Woodcock, Nhà sáng lập kiêm Giám đốc)

Chiến lược

Chúng ta nên thực hiện nó như thế nào? Một số gợi ý: bạn có thể nghĩ đến sự cạnh tranh về giá cả, về chất lượng, về dịch vụ khách hàng, mua lại các công ty khác hay tuyển dụng nhân sự tốt nhất,…

Cấp độ 3: Chiến lược

Bạn làm thế nào để có thể hiện thực hóa mọi việc?

Cấp độ 4 & 5: Những cột mốc quan trọng và các chỉ số đo lường hiệu quả công việc

“Tôi khá tự hào khi là một chuyên gia trong lĩnh vực lập kế hoạch kinh doanh, vì thế, việc vạch ra các mốc quan trọng cho tương lai khá dễ dàng với tôi. Tôi có thể nhanh chóng đưa ra các chỉ số đo lường hiệu quả công việc để đạt được những cột mốc quan trọng đã đề ra”. (Tony Hancock, Giám đốc điều hành)

Cấp độ 4 là những dấu mốc quan trọng hoặc nhân tố thành công cốt lõi (CSFs). Những công việc cụ thể cần thực hiện: tuyển dụng nhân viên thứ 200, có trụ sở mới, thuê Giám đốc phát triển kinh doanh, cán mốc 25% lợi nhuận ròng,...

Cấp độ 5: Chỉ số đo lường hiệu quả công việc là những con số về doanh thu, lợi nhuận, lượng tiền mặt, số hóa đơn chưa thanh toán, lượng khách hàng mới, đề xuất chuyển đổi, phàn nàn từ phía khách hàng,…

Các cột mốc quan trọng và chỉ số đo lường hiệu quả công việc

Cấp độ 4: Các cột mốc quan trọng

Cấp độ 5: Chỉ số đo lường hiệu quả công việc

Khi cầm trên tay bảng chỉ số đo lường hiệu quả công việc, bạn thường cảm thấy lo lắng, nhưng hãy tin tưởng chúng tôi và tiếp tục cuộc hành trình. Có thể bạn vẫn có một chút mông lung và mơ hồ, nhưng đừng lo, phần tiếp theo sẽ đơn giản hóa những chỉ số này để bạn có thể tiến hành thực hiện các bước cụ thể sau đó một cách dễ dàng hơn.

Khi sử dụng bảng tổng quan về các chỉ số đo lường hiệu quả công việc, khách hàng nhận thấy nó đơn giản hơn rất nhiều. Những chỉ số sẽ tập trung vào việc làm sao để có thể đạt được thành công về tầm nhìn, chiến lược và sứ mệnh. Chúng hoạt động như tia sáng đèn trong khoang lái máy bay, đem lại cho bạn tất cả những gì cần thiết để có thể vận hành và điều khiển một cỗ máy khổng lồ.

Bài tập Dòng thời gian: Hoạch định con đường phía trước

Sau khi hoàn thành các bước cụ thể, logic trong bài tập Thác nước, bài tập mới này sẽ giúp chúng ta định hình rõ nét về cách thực hiện các kế hoạch. Đây là công đoạn chúng ta nhìn nhận lại xem các kế hoạch sẽ được tiến hành cụ thể như thế nào. Chúng được chuyển thể thành các mục tiêu và những mục tiêu này sẽ được kiểm soát và đánh giá lại trong nhật ký của bạn.

Lý do bạn nên làm bài tập này

Bài tập này giúp tất cả mọi người cùng tham gia vào công việc chung. Nhìn vào con đường đã được hoạch định sẵn với những mốc thời gian cụ thể, bạn sẽ thấy được những yêu cầu, đòi hỏi về nguồn lực và kết quả. Loại bài tập nhóm như thế này giúp các thành viên có cơ hội trao đổi, thảo luận với nhau, đồng thời khuyến khích họ đầu tư, xem xét lại việc kết hợp của tất cả các yếu tố trong kinh doanh có mối quan hệ ràng buộc, tương hỗ như thế nào.

Hãy lấy một cuộn giấy và trải chúng lên bàn, dùng băng dính để dán chúng lại. Sau đó dùng bút vẽ dòng thời gian của bạn, trên đó xác định các điểm: Vị trí hiện tại của bạn, vị trí sau 3 năm nữa và điền vào khoảng trống ở giữa.

Hướng dẫn

Sau khi thống nhất được các bước cần thực hiện trong bài tập Thác nước, hãy chép những bước này vào dòng thời gian. Hãy sử dụng giấy nhớ, bút chì, tẩy để thay đổi hoặc điều chỉnh bất kỳ điều gì trên dòng thời gian của mình.

“Bài tập Dòng thời gian là cuộc hội ngộ ý tưởng của đội ngũ quản lý cấp cao hoặc hội đồng quản trị. Đây là nơi các ý tưởng trong phần bài tập Thác nước bắt đầu, được thổi một luồng sinh khí của cuộc sống. Mọi người đều có thể nhận ra rằng, mọi thứ được làm theo trình tự và không phải tất cả ý tưởng đều có tầm quan trọng như nhau. Chúng buộc chúng ta phải đưa ra thứ tự ưu tiên cho từng việc và phải đương đầu với bài toán làm sao để có thể sử dụng tốt nhất những nguồn lực khan hiếm của mình. Chúng ta đã tạo ra được bản kế hoạch đầu tiên, một bản kế hoạch mà tất cả mọi người đều đặt niềm tin vào đó. Bây giờ bản kế hoạch đó đang ở ngay trước mắt, hiện hữu và sáng tỏ”. (David Rouse, Giám đốc Tài chính)

Cách tốt nhất để vẽ tấm bản đồ cho chuyến hành trình, từ chỗ xác định xuất phát điểm, xác định vị trí cần đến và bằng cách nào để đến được đó, đó là vẽ ra một con đường hữu hình trên giấy, trên đó ghi các mốc thời gian từ “Ngày hôm nay” đến “Ngày hôm nay của 36 tháng sau” để gắn kết các mục tiêu với nguồn lực cần thiết theo mốc thời gian và trình tự công việc.

Bài tập Dòng thời gian

Hãy dùng một cuộn giấy dài hoặc mẫu có sẵn. Đặt bút đánh dấu vị trí hiện tại và vị trí của 3 năm nữa, sau đó điền các bước cần thực hiện.

Hướng dẫn:

Trên dòng thời gian của mình, bạn đánh dấu “Vị trí hiện tại”.
Đánh dấu mốc “3 năm sau”, nơi bạn muốn đạt đến sau 3 năm nữa.
Điền tất cả các hoạt động lên dòng thời gian của mình.

Lời khuyên: Nếu bạn dùng giấy khổ lớn, hãy dùng giấy nhớ để điền mục tiêu và các hoạt động. Còn nếu bạn sử dụng cuốn sách này, bạn nên dùng bút chì và tẩy để có thể dễ dàng chỉnh sửa hoặc thay đổi khi cần.

{021A8CFE-1B00-4007-86C2-F5246FA8AD81}

{85E486C3-B84B-465C-B526-7821F6ABFA30}

Lưu ý quan trọng

Việc tạo ra dòng thời gian là bước khởi đầu của tiến trình to lớn hơn, giúp việc điều hành, dẫn dắt doanh nghiệp đi lên dễ dàng hơn trước. Quá trình này giúp bạn hiểu rõ và đồng thuận về mục tiêu cần đạt được, thu hút vốn đầu tư từ các thành viên và đạt mục tiêu đề ra nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Tầm nhìn trong 3 năm nên được hiểu như một môn nghệ thuật chứ không phải là một môn khoa học khô cứng.

Chúng ta hoàn toàn không biết được mọi thứ sẽ thay đổi như thế nào, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, thị trường, yếu tố chính trị, xã hội, kinh tế, công nghệ, luật pháp và toàn cảnh thế giới đều có thể thay đổi.

Mục tiêu 3 năm sẽ là một con đường dài chúng ta vẽ ra, giống như kim chỉ nam định hướng mọi bước đi, giúp chúng ta nhìn ra được những sai lầm đã hiện hữu trên giấy.

Thực tế là khi chúng ta đã có một kế hoạch hoàn hảo, việc tiếp theo vô cùng cần thiết đó là phải có những động thái cụ thể cho từng quý, từng tháng hay từng tuần sau đó. Mục tiêu cụ thể cho từng ngày cần phải được vạch ra thật rõ ràng. Nó giống như việc chuẩn bị kỹ lưỡng cho một chuyến bay, mọi thứ đều phải sẵn sàng và nhiệm vụ đầu tiên chính là cất cánh. Việc có được Dòng thời gian sẽ tạo ra những ý tưởng sáng tạo mới cho năm hoạt động tiếp theo của mỗi doanh nghiệp.

Lưu ý:

Những mẫu bài tập vừa đề cập ở trên về cơ bản sẽ là bước khởi đầu cho một quy trình lên kế hoạch của doanh nghiệp. Bạn không nhất thiết phải quá tập trung vào phần trình bày hay báo cáo, trong phần III chúng tôi đã kèm thêm một công cụ nữa để giúp bạn thực hiện. Nếu nó phù hợp, tôi khuyên bạn nên tận dụng triệt để phương pháp này.

Xin hãy nhớ rằng, mục đích của việc lập kế hoạch là để bạn biến tất cả ý tưởng, kế hoạch vô hình thành ngôn từ cụ thể rõ ràng. Bạn nên đơn giản hóa nó và dồn sự tập trung vào những mục tiêu chủ chốt nhất.

Kế hoạch công việc hằng năm

Đây sẽ là những bài tập cuối cùng trong phần lập kế hoạch công việc của bạn. Dựa vào những bài tập trước đó, bạn sẽ có nhiều ý tưởng hơn để chuyển chúng vào trong phần Nhật ký hành động.

Lý do bạn nên dùng bài tập này

Bài tập này giúp gộp tất cả những ý tưởng và mục tiêu trên cùng một trang giấy.

Mô tả bài tập

Đây là một phiên bản khác của kế hoạch hoạt động ở doanh nghiệp bạn.

Hướng dẫn

Chúng ta đã hoàn thành các bài tập khác trước đó. Do vậy, việc cần làm bây giờ chính là bắt tay ngay vào việc lập kế hoạch dưới đây.

{62DDEFB4-F8B1-459B-A2A2-29235731F29C}