Lập kế hoạch

Kế hoạch công việc trật tự hợp lý: Thực hiện các bước theo đúng quy trình

Chúng ta thường dành quá nhiều thời gian để xử lý, giải quyết các vấn đề, những phát sinh trong công việc, nhưng lại không đủ thời gian để thiết kế, lập kế hoạch hay hoạch định hướng đi trong tương lai.

Và khi cố gắng bắt đầu công việc của mình, chúng ta thường xuất phát sai vị trí, thay vì đi từ điểm khởi đầu, ta lại bắt tay vào công việc bằng việc phản ứng với những khủng khoảng mới nhất như vấn đề nhân sự, khách hàng, sự tăng trưởng hoặc vấn đề về tiền bạc.

Tập trung vào điều mấu chốt

Hãy bước lùi lại một bước để nhìn thật kỹ công việc kinh doanh hiện nay của mình, bạn sẽ nhận ra rằng chúng ta không khác gì những con rối bị vướng vào cái vòng lẩn quẩn của sự bận rộn, điên cuồng đuổi theo cái bóng của chính mình, trong khi bản thân còn không chắc chắn được rằng liệu những thứ đang khiến chúng ta bận rộn có thực sự đáng để chúng ta mất nhiều công sức như vậy hay không? Làm thế nào để chúng ta tìm ra được câu trả lời?

Cần phải lên kế hoạch công việc một cách trình tự và bài bản để có thể nắm rõ được toàn bộ quy trình.

Khi triển khai bức tranh kế hoạch, có một điều đơn giản nhưng vô cùng hữu ích cần lưu ý, đó chính là bạn nên bắt đầu từ phần trên cùng của bức tranh, cũng chính là phần chính yếu của bức tranh trước rồi sau đó mới vẽ thêm các chi tiết khác:

Chiến lược: Lên kế hoạch và chiến lược cho hoạt động kinh doanh, trả lời cho câu hỏi “Chúng ta sẽ đi đến đâu?”.
Quảng bá: Hoạt động kinh doanh thành công - doanh thu và tiếp thị: “Làm thế nào để bán được hàng?”.
Hành động: Quản lý công việc: “Làm thế nào để tiến hành được mọi việc?”.
Con người và văn hóa: Các nhóm và những mối quan hệ, “Chúng ta nên làm như thế nào để thực hiện hóa các mục tiêu?”.

Tầm quan trọng của yếu tố con người và văn hóa thực tế không nằm ở vị trí thứ tự như danh mục trên, nó vốn là yếu tố nền móng thúc đẩy và xuyên suốt mọi phương diện công việc chúng ta đang làm. Nó chính là DNA.

Một số định nghĩa:

Chiến lược: Là việc lập kế hoạch cho công việc khi chúng ta biết rõ vị trí hiện tại của mình.

Marketing: Tại sao phải marketing và marketing như thế nào, đối tượng chúng ta hướng đến là ai, họ sẽ mua những gì của chúng ta.

Hành động: Là tiến hành những việc chúng ta đang làm: hệ thống, quy trình phân phối sản phẩm hay dịch vụ.

Yếu tố Con người và Văn hóa: Là xương sống của mọi hoạt động kinh doanh.

Chiến lược, những viên gạch đầu tiên của ngôi nhà kế hoạch

Chiến lược hiểu theo một nghĩa đơn giản nhất là hãy tự đặt câu hỏi: “Bạn đang đi đâu?”, khi bạn vẫn biết rất rõ mình đang đứng ở vị trí nào.

Vì sao việc đặt chiến lược ở vị trí đầu tiên trong chuỗi quy trình lên kế hoạch là điều hết sức dễ hiểu. Trên thực tế, “Nếu bạn không biết bạn đang đi đâu thì đi con đường nào cũng đều như nhau cả”. (Cheshire Cat, Những cuộc phiêu lưu ở xứ sở thần tiên của Alice)

Mọi người thường mắc phải sai lầm khi làm việc không có kế hoạch, đôi khi họ lập ra kế hoạch nhưng hiếm khi thực hiện theo, trong khi kế hoạch chỉ ra rất rõ những việc họ cần làm mỗi ngày, chỉ cần thực hiện theo và mọi việc sẽ đi theo đúng quỹ đạo cần có. Mặc dù sẽ có những thay đổi nhỏ nhưng con đường của bạn vẫn theo một hướng đã định sẵn.

Bài tập Thác nước, một bài tập về việc lập kế hoạch hiệu quả

Bài tập Thác nước là một bài tập đơn giản nhưng hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp của bạn thiết lập được danh sách các mục tiêu trong những năm tiếp theo. Nó được tạo thành bởi ba câu hỏi:

Bạn đang ở đâu?
Bạn muốn đi đến đâu?
Làm thế nào để đi đến đó?

Một câu hỏi nữa cũng nên được đặt ra đó là: “Làm thế nào có thể đo lường và kiểm tra được những hoạt động mà bạn làm để đảm bảo mình đang đi đúng hướng, hay đưa ra những hành động lẩn tránh?”.

Việc đặt ra những câu hỏi này sẽ giúp bạn hình dung được toàn cảnh bức tranh những việc sẽ làm trong quý này, tháng này, tuần này hay làm trong ngày hôm nay.

Những câu hỏi đến từ các thành viên trong nhóm

Làm thế nào bạn có thể trả lời được câu hỏi mà các thành viên khác trong nhóm đặt ra cho mình?

“Vậy, chiến lược của anh là gì?”.

Bạn cần phải biết cách truyền tải những điểm mấu chốt trong chiến lược của mình một cách ngắn gọn, rõ ràng dễ hiểu, để ai nghe cũng có thể nắm bắt được.

Vậy, chiến lược của bạn là gì?

Theo chúng tôi, chiến lược được cấu thành bởi ba yếu tố sau:

Mục tiêu: Một lời tuyên bố rõ ràng và súc tích về mục tiêu cần đạt được sẽ thúc đẩy doanh nghiệp của bạn trong ba năm tới.

Phạm vi: Phạm vi về khách hàng hay dịch vụ cung cấp cho họ, địa điểm hay vị trí của bạn trên thị trường.

Lợi thế cạnh tranh: Lợi thế cạnh tranh bền vững, hay nói một cách khác là sự khác biệt hay xuất sắc hơn hẳn những đối thủ cạnh tranh khác để giữ vững vị trí, là bản chất của chiến lược. Nó gồm hai yếu tố:

Giá trị mang đến cho khách hàng
Hoạt động kinh doanh độc đáo và khác biệt

Bạn cần phải viết tất cả chúng ra giấy với nhiệt huyết thực sự, bởi vì đây là mảnh ghép đầu tiên trong bảng ghép hình chiến lược. Các kế hoạch phải thống nhất được hai câu hỏi: “Bạn đang đứng ở đâu?” và “Tình hình công việc hiện tại của bạn như thế nào?”.

Đánh giá tình hình công việc của bạn: Đánh giá hoạt động kinh doanh hiện nay

Sau khi hình ảnh bánh xe cuộc đời của bạn xuất hiện, bài tập này sẽ yêu cầu bạn đánh giá tình hình kinh doanh hiện nay của doanh nghiệp mình. Đây là bước khởi đầu giúp bạn triển khai công việc khi đã có một mục tiêu rõ ràng cho doanh nghiệp của mình.

Tại sao bạn nên sử dụng mô hình kiểm toán hoạt động để xác định “Bạn đang ở đâu?”?

Công cụ đơn giản này còn có tên gọi là FiMO-PC, nó cho bạn cái nhìn rõ ràng về xuất phát điểm hiện nay của doanh nghiệp và biết rõ những điều cần phải làm. Đây là một hoạt động có ý nghĩa cho những câu hỏi chúng ta tự đặt ra khi chấm điểm cho bánh xe cuộc đời. Ví dụ, chúng ta đang ở mức 7 hay chỉ là mức 6, và lý do tại sao chỉ được mức điểm ấy. Đây sẽ là điểm khởi đầu cho những cuộc độc thoại tương tự trong tương lai về hoạt động kinh doanh của bạn, khi hỏi: “Điểm số là bao nhiêu?”.

Mô tả bài tập

Đây là loại bài tập dùng để trả lời cho câu hỏi “tôi đang ở đâu?”. Nó thể hiện một cách rõ ràng tình hình kinh doanh hiện tại của bạn ở các mảng như tài chính, tiếp thị, cách vận hành, con người và văn hóa.

Hướng dẫn

Thời gian nên dành cho loại bài tập này là khoảng 20 phút. Tiếp theo, bạn nên dành thêm một ít thời gian nữa để suy ngẫm về kết quả mình đưa ra, việc thảo luận với bạn bè hay đối tác cũng là một cách hay để có được cái nhìn rõ ràng nhất.

Một vài lời khuyên cho bạn

Tiếp tục đặt ra nhiều câu hỏi, như:

Điều gì đã ổn rồi?
Điều gì còn chưa ổn?
Làm thế nào để đến được nơi tôi muốn đến từ vị trí hiện tại của mình?
Tôi cần tập trung nhiều hơn vào điều gì, bỏ bớt đi cái gì, ngừng làm việc gì, nên bắt đầu làm gì và tiếp tục làm gì?

“Bài tập FiMO-PC mang đến chính xác những điều bạn đang cần. Trong thực tế, chúng ta đã nhận thức được vấn đề nhưng chỉ khi nó được trình bày một cách đơn giản và rõ ràng nhất, những gì không làm được sẽ hiện lên đủ rõ để bạn thấy mình đang thất bại ở điểm nào. Và thật may, chúng ta đã phát hiện ra điều này hết sức kịp thời”. (Andrea Higgins, Giám đốc Marketing)

FiMO-PC là từ viết tắt của các thuật ngữ Tài chính (Finance), Quảng bá (Marketing), Vận hành (Operations) và Nhân tố Con người và Văn hóa (People and Culture). Đây là khung sườn cho bạn những dữ liệu để trả lời câu hỏi: “Tình hình công việc hiện tại của bạn có tốt không?”.

FiMO-PC là mô hình được dùng để đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của một doanh nghiệp, từ đó bạn sẽ phải thảo luận, trao đổi thêm để cùng thống nhất về tình hình doanh nghiệp của bạn trong thời điểm hiện tại.

Trước khi có được kế hoạch cho tương lai, lộ trình của doanh nghiệp, thì bạn cần phải biết chính xác vị trí hiện tại của mình.

Cập nhật từng ngày những tiến bộ trong các hoạt động kinh doanh

Khi được hỏi “Biện pháp nào cần được áp dụng để có thể theo dõi tiến độ đánh giá hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp của bạn?”, một danh sách được liệt kê ra, gồm rất nhiều yếu tố như doanh thu, lợi nhuận, lượng tiền mặt, sự tăng trưởng,...

Những yếu tố này thường được giữ nguyên hoặc sẽ được bổ sung hay thay thế bằng yếu tố khác tùy theo thời điểm.

Những tiêu chí đo lường này hoàn toàn có thể chỉnh sửa được. Chúng ta không thể phủ nhận tầm quan trọng của tiềm lực tài chính của mỗi doanh nghiệp, nhưng đôi khi tiềm lực tài chính yếu lại là động lực giúp bạn có sức mạnh để tiến lên. Và, bạn cần phải nhận ra rằng:

“Tài chính thực ra là kết quả của hai yếu tố, đó là quảng bá và cách thức tiến hành các công việc… Việc kết hợp hai yếu tố này như thế nào để sinh lời lại phụ thuộc vào vấn đề con người và văn hóa. Chính vì vậy, hai yếu tố con người và văn hóa cần được kết hợp một cách nhuần nhuyễn”. (Robert)

Do vậy,

Để hiểu hơn về hoạt động tài chính, bạn sẽ cần phải đánh giá lại những phương pháp marketing cũng như hoạt động của doanh nghiệp

Marketing và phương thức hoạt động của doanh nghiệp là gì?

Marketing là toàn bộ những hoạt động liên quan đến hoạt động tìm kiếm hình thức bán hàng và phương thức bán hàng cho khách. Cũng như trong lĩnh vực tài chính, marketing cũng có những phương pháp, cách thức khác nhau.

Hoạt động của doanh nghiệp là toàn bộ những vấn đề liên quan đến sản xuất hàng hóa và dịch vụ. Đó chính là cách công việc được triển khai thực hiện. Cũng như trong lĩnh vực tài chính, hoạt động của doanh nghiệp cũng có những phương pháp, cách thức khác nhau.

Lưu ý,

Dưới mỗi ô chỉ là một hình thức, phương pháp một doanh nghiệp cụ thể có thể áp dụng.

Vậy tình hình công việc hiện tại của bạn ra sao?

Làm thế nào chúng ta có thể đo lường được hiệu suất? Chúng ta sẽ dùng biện pháp nào để đo lường hiệu suất này?

Bảng 3:

Bài tập FiMO PC: Cập nhật hiệu suất công việc theo từng ngày?

Bây giờ là lúc chấm điểm hoạt động kinh doanh của công ty bạn? Hãy dành khoảng 20 - 30 phút cho bài tập này.

Áp dụng thang điểm 10 cho các tiêu chí trong bảng dưới đây.

Ý nghĩa các chỉ số như thế nào?

Điểm số từ 2 đến 3 cho thấy có gì đó nghiêm trọng đã xuất hiện.

Điểm số từ 4 đến 6 cho thấy mọi việc đang diễn ra bình thường.

Điểm số từ 8 đến 9 chothấy công việc của bạn đang thuận buồm xuôi gió, nếu không muốn nói là đang phát triển và có xu hướng vươn ra thế giới.

Hành động

Bây giờ, chúng ta hãy cùng nhau hành động. Hãy ghi số điểm của bạn theo thang điểm 10. Đây là một việc làm mang tính chủ quan, vì vậy, bạn hãy làm nó theo cách tự nhiên và chân thực nhất. Xét về lý thuyết, quy trình này có vẻ sẽ có nhiều cách tính khác nhau. Khi nhập một con số nào đó, bạn hay các đồng nghiệp của mình có thể sẽ tranh luận về độ chính xác của nó, có thể sẽ là quá cao với bạn nhưng lại quá thấp với họ và ngược lại. Vậy nên, cái bạn cần quan tâm hơn nên là quy trình, điểm số đó thực sự nói lên điều gì hoặc làm thế nào để có kết quả tốt hơn.

Các hạng mục công việc

Khi cho điểm các hạng mục trong công việc của bạn, hầu hết mọi người đều đưa ra một con số như sau:

Tình hình tài chính: 6

Marketing: 4

Cách thức thực hiện: 8

Yếu tố con người và văn hóa: 6

Điều này nghĩa là tình hình tài chính đang ở mức bình thường, khâu marketing còn hơi yếu. Chúng tôi có cảm giác như bạn đang hoạt động rất tốt ở khâu hành động, yếu tố con người và văn hóa thì cũng tương đối ổn.

Xin hãy nhớ rằng:

Tình hình tài chính là trung bình cộng của marketing và hoạt động.
Yếu tố con người và văn hóa đều là hệ quả trực tiếp của marketing và cách thức hoạt động. Yếu tố thứ hai đôi khi được tập trung nhiều hơn.

Điểm quan trọng cần nhớ

Hãy nhớ rằng các yếu tố này đan xen lẫn nhau, bổ trợ cho nhau, phụ thuộc lẫn nhau cùng tồn tại. Bạn hãy hình dung hình ảnh một người diễn xiếc đang biểu diễn tiết mục tung hứng. Khi tất cả những trái bóng đều lần lượt lên rồi xuống theo nhịp điệu thì màn biểu diễn cực kỳ xuất sắc, nhưng khi một quả bóng đi lệch khỏi quỹ đạo cần thiết, mọi thứ hoàn toàn không thể kiểm soát được nữa.

Ba nguyên tắc quan trọng

Nguyên tắc đầu tiên, bạn phải vạch ra lộ trình thật rõ ràng, bạn cần biết chính xác vạch xuất phát của mình từ đâu.

Nguyên tắc thứ hai, nếu bạn muốn cải thiện tình hình tài chính thì điều bạn cần làm đầu tiên là tập trung vào khâu marketing. Tuy nhiên, chúng tôi muốn khuyến cáo bạn phải đặt rõ mục tiêu tài chính cần đạt được.

Nguyên tắc thứ ba, nếu yếu tố con người và văn hóa đang không ổn thì cả hai yếu tố trên đều trở nên vô nghĩa.

Bài tập Ma trận - Sơ đồ 3-3: Mục tiêu ba năm

Nếu những bài tập trước có vai trò tạo tiền đề cho bạn, xác định được điểm xuất phát của bạn thì những bài tập tiếp theo sẽ chỉ ra nơi nào bạn muốn đến. Hãy suy nghĩ thật kỹ về câu hỏi này, nó sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều cho những bài tập sau đó, giống như ngọn hải đăng soi đường trong khi bạn thực hiện những mục tiêu trong ngày, trong tuần của mình.

Lý do bạn nên sử dụng bài tập Ma trận

Bài tập này muốn bạn trả lời câu hỏi: “Bạn muốn mình ở đâu sau ba năm nữa?”. Nó sẽ chỉ ra thứ tự ưu tiên khi bạn thực hiện những mục tiêu chính xác của mình, mục tiêu về công việc kinh doanh, sự nghiệp hay mục tiêu cho sự phát triển bản thân. Chính điều này cũng sẽ giúp bạn tăng tốc, hướng đến mục tiêu một cách nhanh chóng hơn.

Mô tả bài tập

Đây là bài tập mà bạn phải trả lời hai câu hỏi: “Tôi đang đi đâu?” và “Làm thế nào để đến được đó?”. Bạn sẽ hình dung được hình ảnh của mình sau 3 năm nữa. Và sau một năm, bạn sẽ lại tự hỏi mình câu hỏi: “Tôi cần làm gì bây giờ?”. Bằng việc trả lời câu hỏi này, bạn lại một lần nữa nhìn nhận lại những nhiệm vụ khác nhau trong cuộc đời, nhưng có sự liên kết vô cùng chặt chẽ, đó là công việc, sự nghiệp và đời sống cá nhân.

Cách thực hiện bài tập

Bạn nên dành tối thiểu 15 phút để tính điểm cho mình, nếu đã làm kiểu bài tập này trước đó, bạn có thể phân chia thời gian hợp lý hơn bằng cách hoàn thành phần đầu tiên trong 10 phút và dành thời gian còn lại suy ngẫm về những gì bạn vừa viết ra. Bước cuối cùng, hãy dành thời gian trao đổi chia sẻ với bạn bè, nếu bạn thấy việc này có ích cho mình.

Hướng dẫn

Hãy điền thông tin vào các ô khi bạn cảm thấy thoải mái nhất, tốt nhất là bạn điền 4 hoặc 5 ý lớn cho từng ô, hãy dùng ngôn ngữ dễ hiểu, ngắn gọn và cụ thể nhất có thể. Ví dụ, thay vì viết mục tiêu là có “một ngôi nhà to” thì bạn nên sửa thành “một ngôi nhà trị giá 3 tỷ” hay “một chuyến đi săn thú rừng ở châu Phi trong 4 tuần” thay vì “một kỳ nghỉ tuyệt vời”. Hãy làm nó rõ ràng sống động bằng câu từ của mình. 15 phút là khoảng thời gian hợp lý bạn nên dành cho bài tập này.

Bạn cũng nên tự hỏi bản thân mình những câu hỏi sau đây:

Sau 3 năm nữa tôi muốn doanh nghiệp của mình phát triển như thế nào?
Sau 1 năm nữa, tôi muốn doanh nghiệp của mình phát triển như thế nào?
Điều tôi cần làm bây giờ là gì?

Tương tự, bạn hãy đặt những câu hỏi sau với hai mục tiêu còn lại:

Sau 3 năm nữa, tôi muốn sự nghiệp của mình như thế nào? Sau 1 năm nữa, nó sẽ như thế nào? Bây giờ tôi cần làm những gì?/ Việc tôi cần làm là gì?
Sau 3 năm nữa, tôi muốn đời sống cá nhân của mình như thế nào? Sau 1 năm nữa nó sẽ như thế nào. Bây giờ tôi cần phải làm những gì?

Phần lớn những câu hỏi đặt ra đều để bạn tự hỏi chính bản thân về vị trí mình muốn đạt được trong tương lai và vì sao bạn lại mong muốn điều đó.

Việc đưa ra những kế hoạch từ vạch xuất phát có vẻ sẽ rất khó thực hiện. Vì vậy, chúng ta phải biết hoạt động nào cần làm trước và phải bắt đầu từ những việc nhỏ.

Tuy nhiên, nếu bạn tập trung toàn bộ tâm trí suy nghĩ về nó thì việc định hình con đường phía trước sẽ trở nên dễ dàng hơn và từng bước thực hiện cũng sẽ rõ ràng hơn trong tâm trí.

Có đường hướng rõ ràng là điều vô cùng quan trọng. Đồng thời bạn phải thực hiện tất cả các bài tập trên giấy thì mới phát hiện ra những lỗi mà mình mắc phải. Nếu có thể, hãy dành ra ít nhất một ngày trong năm để nhìn nhận lại mọi việc và nhìn lại mục tiêu bạn muốn đạt được sau 3 năm nữa.

Bảng 4: Sơ đồ 3 - 3

{1984B395-11C4-4E59-AF25-43724EB0E606}

“Sơ đồ 3-3 là một khám phá mới mẻ đối với tôi. Đáng ra tôi phải phân chia công việc theo thứ tự ưu tiên sớm hơn, giờ thì thật tuyệt vời vì tôi đã giành lại cuộc sống thật sự cho mình”. (Cara Malone, Giám đốc)

Bài tập Thác nước: Định hướng con đường phía trước từ tầm nhìn tới chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPIs

Nhiều người cho rằng đây là phần cốt lõi của các bài tập cần làm. Trước hết bạn cần xác định một cách chính xác: “Xuất phát điểm của bạn ở đâu?” và nghĩ về nơi bạn muốn đến trong bức tranh toàn cảnh mà bạn hình dung. Chỉ khi đó bạn mới có thể bắt đầu lập được kế hoạch một cách chi tiết nhất những việc cần làm ở từng tuần, từng tháng hay từng quý trong cuốn nhật ký.

Lý do bạn nên sử dụng bài tập Thác nước

Nó sẽ giúp bạn làm việc theo đúng các bước của quy trình, từ trên xuống dưới. Loại bài tập này tạo ra những giai đoạn, những bước cụ thể để nhắc nhở bạn phải làm gì, tại sao phải làm những việc đó, làm ở đâu, với ai và làm như thế nào. Nó sẽ đưa ra lý do xác đáng cho những việc bạn làm, và điều này giúp bạn rất nhiều trong việc thuyết phục khách hàng hay nhân viên của mình hiểu được những gì bạn làm và vì sao bạn làm những việc đó. Điều này cũng giúp mục tiêu chiến lược của bạn được thông suốt từ những mốc đầu tiên đến đích cuối cùng.