Phần I. Lập Kế hoạch

Đây là phần bạn phải tập trung xác định những việc bạn cần làm mới có thể viết ra giấy những công việc hay mục tiêu cụ thể cho năm tới. Có hai phần trong chương này: Lập kế hoạch công việc và kế hoạch cá nhân.

Những điều chúng tôi đang giới thiệu đến các bạn, đã được áp dụng cho hàng ngàn doanh nghiệp từ khi Robert còn học ở trường Warwich. Chúng tôi dùng nó hiệu quả, đơn giản và nó nhấn mạnh vào những vấn đề quan trọng nhất. Ngôn từ đơn giản, dễ hiểu nên ai cũng có thể bật ra được ý tưởng một cách dễ dàng, ứng dụng vào công việc của họ và gặt hái kết quả.

Cuốn sách này được dùng cho tất cả mọi người, từ một nhóm bạn bè cho tới Hội đồng Quản trị của một công ty. Nó giống như ngọn hải đăng soi đường của mọi kế hoạch, có thể áp dụng cho chuyến công tác 5 ngày cũng có thể áp dụng cho chuyến đi chỉ 40 phút.

Những trang tiếp theo sẽ đề cập đến những yếu tố giúp xác định mục tiêu cá nhân và mục tiêu công việc. Chúng ta đã hoàn thành phần quan trọng nhất của chuyến hành trình và không cần phải sử dụng những thứ không cần thiết nữa.

Hãy nhớ rằng, mọi thứ trong cuốn sách này đều vô cùng đơn giản.

Sức mạnh được tạo ra nằm ở chính quá trình thực hiện các công việc trong từng trang giấy này. Sức mạnh ấy được tạo thành nhờ việc đơn giản hóa mọi việc và chỉ tập trung vào những điểm quan trọng. Quy trình này có thể tiến hành trong khoảng một giờ, nó có thể được làm ở quy mô công ty, nhất là những công ty đang lớn mạnh. Bạn nên lựa chọn cách nào phù hợp nhất với mình để đạt được hiệu quả cao nhất.

Mọi người thường làm phần lập kế hoạch rất nhanh. Những ghi chép trên giấy sẽ giúp họ nhận ra một phần trong những mục tiêu hay kế hoạch nào đó, đã từng được tiến hành trong chính doanh nghiệp của mình. Nhờ sự tập trung và đơn giản hóa khi trình bày nội dung kế hoạch, mỗi người sẽ tự tìm ra được đâu là điểm trọng tâm trong lịch trình của mình.

“Tôi thu được nhiều giá trị từ việc lập kế hoạch bằng cách xử lý mọi việc theo cách của mình. Ngồi trong một căn phòng yên tĩnh, nhâm nhi một hai tách cà phê với chiếc máy tính quen thuộc cùng khá nhiều ghi chép. Nó giúp tôi nhìn nhận một cách thấu đáo và chính xác những gì tôi đang cố gắng đạt được và bản thân cần phải làm gì để đạt được điều đó”. (Jamie Collins, Giám đốc Điều hành)

“Việc lập kế hoạch thực sự đã giúp tôi vạch ra một cách chính xác những gì mình cần nỗ lực thực hiện trong công việc và thú vị hơn, điều này còn giúp tôi rất nhiều trong cuộc sống. Công ty chúng tôi hiện tại đang dùng chính những công cụ lập kế hoạch để vận hành công việc kinh doanh. Thực lòng mà nói, trước đây chúng tôi cũng đã từng lập nhiều bản kế hoạch, nhưng phải đến khi thực hiện việc đơn giản hóa mọi thứ và đòi hỏi tất cả nguồn lực đều tập trung vào các hoạt động cốt lõi như cuốn sách này hướng dẫn, chúng tôi mới kiểm soát được mọi thứ và đang gặt hái được những thành quả chưa từng đạt được trước đó”. (Jodie Patterson, Giám đốc Điều hành khách sạn).

“Khi nhìn vào một vài bài tập trong cuốn sách, tôi nhận ra rằng công ty sẽ nhận được nhiều lợi ích hơn nữa nếu chúng tôi thuê các đơn vị ngoài thực hiện các phần việc mà chúng tôi đã vạch ra, bằng cách đó chúng tôi có thể dành thời gian và công sức cho nhiều hoạt động khác nữa”. (Jessica Nelson, Giám đốc Điều hành)

Hướng dẫn sử dụng sách

Bất cứ khi nào bạn nhìn thấy một bài tập bất kỳ trong cuốn sách, hãy nhớ rằng, những hướng dẫn chỉ mang tính chất định hướng cho bạn về cách làm thế nào để công cụ có thể được sử dụng mà thôi. Một số bài tập có thể tập trung làm trong một ngày hoặc bạn có thể nghiên cứu kỹ để hiểu hơn về mục đích của nó. Những bài tập tương tự thường có thể hoàn thành trong khoảng 10 phút. Một điều khá rõ ràng trong khâu làm bài tập đó là hiệu quả của nó phụ thuộc và nỗ lực, sự tập trung nghiêm túc khi bạn thực hiện.

Để làm rõ vấn đề này, tôi khuyên bạn nên hoàn thành bài tập trong khoảng thời gian 10 đến 20 phút. Chúng ta đều rất bận rộn và thường muốn hoàn thành công việc càng nhanh càng tốt. Tuy nhiên, nếu bạn thấy bài tập nào thú vị, muốn dành nhiều thời gian để tìm hiểu kỹ hơn về nó, hãy cứ thoải mái làm điều đó.

Chúng tôi, những tác giả của cuốn sách này, không hề muốn đưa ra những quy trình mang tính áp đặt, vì rất dễ làm mất đi tính sáng tạo, mong rằng độc giả của cuốn sách sẽ hiểu được điều đó. Trong phần lập kế hoạch, chúng tôi đưa ra các mẫu chung được sử dụng phổ biến nhất. Cũng bởi chúng tôi không tin rằng sẽ có một khuôn mẫu nào hoàn hảo cho tất cả mọi người trên thế giới, mỗi bản kế hoạch khác nhau sẽ phục vụ những mục đích khác nhau.

Rất nhiều độc giả hoàn thành bài tập chỉ trong một buổi chiều, cách làm này quả thực có vẻ hơi hời hợt nhưng vẫn có thể giúp họ có cái nhìn tổng thể và thấy được nét riêng của mình trong đó. Vì vậy, hãy cứ làm theo cách mà bạn thấy thoải mái và tự nhiên nhất, sau đó, bạn hoàn toàn có thể trả lời lại những bài tập mà mình tâm đắc và muốn khai thác sâu hơn.

Nếu làm việc cùng với ai khác nữa, bạn sẽ gặp những khó khăn nhất định khi trao đổi bàn bạc, tuy nhiên, chính áp lực này sẽ giúp bạn thu nạp được thêm những điều mà bình thường bạn không thể nghĩ ra được. Các bài tập trong cuốn sách này cũng hoạt động theo nguyên lý tương tự như vậy.

Những nội dung được đề cập trong cuốn sách sẽ là:

Khả năng tư duy
Bánh xe cuộc đời
Tính logic của vấn đề
Chiến lược đặt ra
Xuất phát điểm của bạn và tình hình công việc hiện nay
Bạn muốn đi đến đâu/ Đích đến bạn mong muốn
Bài tập Thác nước: Hoạch định rõ ràng đích đến của bạn
Bài tập Dòng thời gian: Hoạch định lộ trình của bạn
Kế hoạch công việc hằng năm
Kỳ vọng một năm bùng nổ nhất
Kế hoạch phát triển bản thân hằng năm

Khả năng tư duy: Điều duy nhất quyết định tất cả những thứ khác

Sẽ không có một công cụ, một hệ thống, một quy trình hay một chiến lược nào có thể giúp bạn đạt được tất cả những điều bạn khao khát nếu bạn hay nhóm của bạn chưa biết cách tư duy.

Rất nhiều chủ doanh nghiệp, giám đốc các công ty đã rơi vào tình trạng như vậy, họ tốn quá nhiều thời gian vào những việc không cần thiết và chỉ làm kinh doanh theo cách bản năng nhất.

Họ tự làm mình bận rộn bằng những công việc nhỏ nhặt hay những buổi trao đổi với nhân viên hoặc khách hàng, nhưng không mang lại hiệu suất công việc cần có. Đó là bởi chúng ta chưa thực sự tư duy đúng đắn, chưa thực sự suy nghĩ về nó.

Việc bạn lập ra và tiến hành làm trong cuốn nhật ký này đồng nghĩa với việc bạn đang cần tư duy đúng cách và gia tăng tốc độ.

Hành trình công việc là cầu nối giữa việc lập kế hoạch và hoạt động thực thi những bản kế hoạch đó. Cách chúng ta thực hiện quyết định kết quả mà ta nhận được.

“Nếu tôi có tám giờ để chặt một cái cây, tôi sẽ dành ra sáu giờ để mài chiếc rìu của mình”. (Abraham Lincoln)

Bây giờ, chúng ta sẽ bắt đầu với những bài tập về việc lên kế hoạch với Bánh xe cuộc đời. Đây chính là điểm khởi đầu giúp bạn nhìn nhận lại tất cả các yếu tố trong cuộc sống, bao gồm cả công việc và đời sống cá nhân.

Bánh xe cuộc đời: Bức tranh toàn cảnh về mục tiêu trong công việc và sự phát triển bản thân

Đầu tiên là bài tập về bánh xe cuộc đời, những bài tập này dùng để đánh giá sự thành công của bạn ở mọi khía cạnh của cuộc sống. Chúng là khởi đầu cho chuỗi bài tập trong Phần I của chúng ta.

Tại sao lại sử dụng bánh xe cuộc đời

Đây là loại bài tập giúp bạn nhìn lại những giá trị mà bản thân đã đạt được ở tất cả các khía cạnh trong cuộc sống một cách vô cùng hiệu quả. Chúng chỉ ra cho bạn thấy, bạn đang thiếu hụt ở mảng nào để tập trung nhiều nguồn lực hơn cho những thiếu sót ấy.

Bánh xe cuộc đời là gì?

Loại bài tập mà bạn có thể nhìn thấy trước được việc “Bạn đang đứng ở đâu?”, thể hiện rõ ràng các mức độ bạn đạt được với từng yếu tố quan trọng trong cuộc đời như gia đình, sự nghiệp, hay sự an vui trong tâm hồn. Đây chính là một công cụ để bạn tự chấm điểm cho chính mình trong từng lĩnh vực cụ thể.

Sử dụng bánh xe cuộc đời như thế nào?

Thời gian hợp lý dành cho loại bài tập này là khoảng 20 phút.

Sau đó, bạn sẽ tự xem xét lại kết quả mình vừa đưa ra hoặc trao đổi với người thực hiện bài tập này cùng với bạn. Thời gian dành cho phần này nên nhiều hơn, có lẽ phải lên đến vài giờ chứ không còn dừng lại ở đơn vị phút nữa, nhưng rõ ràng hiệu quả của nó rất đáng để bạn đầu tư quỹ thời gian hạn hẹp của mình.

Hướng dẫn làm bài tập Bánh xe cuộc đời

Trên các trục bán kính của biểu đồ, bạn đánh dấu các mốc điểm từ 0 đến 10. Với mỗi khía cạnh của cuộc đời đã được viết trên đường tròn, hãy tự chấm điểm bản thân ở mức mà bạn nghĩ nó tương ứng với những gì bạn đã làm được đến thời điểm hiện tại và đánh dấu chúng lại. Sau đó nối các điểm đó lại với nhau tạo thành các đường tròn.

Mọi người có thể tự hỏi: “Khi nào tôi nên cho mình điểm 7, điểm 7 có ý nghĩa như thế nào?”. Câu trả lời là điểm số này hoàn toàn mang tính chủ quan, do bạn đánh giá, mọi người thường không bao giờ tự cho mình điểm 10, vì 10 là điểm tuyệt đối. Tuy nhiên, thang điểm là của bạn, bạn tự cảm nhận mức điểm của mình và hãy chọn một con số bạn thấy đúng nhất với mình, một con số mà bạn có thể tự trả lời cho bản thân lý do vì sao bạn lựa chọn.

Khả năng dừng lại, tĩnh tâm suy nghĩ hay tự ngẫm lại những gì đã qua rất quan trọng. Bạn cần hiểu được mình đến từ đâu và bạn đang ở vị trí nào thì mới biết được khoảng cách cần đi là bao xa để tới được vị trí mình muốn đến.

Một vài câu hỏi thường thấy:

Chấm điểm 7 hay thấp hơn, hay cao hơn một chút, hay chỉ dừng lại ở mức 7 thôi?
Tại sao không cho tự mình điểm 8 hoặc 6?
Chúng ta cần làm gì để nâng mức điểm của mình lên?
Làm thế nào để đánh giá mức điểm của mình và căn cứ vào đâu để có mức điểm đó?
Bạn có chắc chắn rằng điểm số mình đánh giá là xứng đáng?

Bảng 2

Cho điểm Bánh xe cuộc đời của bạn như thế nào

Để có được số điểm chính xác, bạn cần đặt ra những câu hỏi sau:

“Tôi nên chấm điểm bản thân ở khía cạnh này như thế nào?”.
“Cái gì đã ổn rồi?”.
“Cái gì chưa ổn?”.

Bạn muốn mình ở vị trí nào trong tương lai?

Bước tiếp theo, bạn cần xác định số điểm mà mình muốn đạt được. Giả sử, khoảng thời gian là một năm, hãy tô nó bằng một màu sắc khác với vị trí hiện tại.

Bây giờ bạn hãy suy ngẫm về những câu hỏi sau:

“Làm thế nào để tôi có thể từ vị trí hiện tại đi tới được nơi tôi muốn đến?”.
“Điều gì tôi cần làm nhiều hơn, làm ít hơn, không làm nữa, bắt đầu làm hay tiếp tục làm?”.