Bí Quyết Đơn Giản Hóa Cuộc Sống

Chương 3 TẦNG 3 CỦA KIM TỰ THÁP ĐỜI BẠN - ĐƠN GIẢN HÓA THỜI GIAN

Giấc mơ đơn giản hóa của bạn: Đêm thứ tư

“Nhìn từ tầng này thì vấn đề tiền bạc thật khác và mọi thứ bên dưới trông vô hại một cách khôi hài”. Ý nghĩ này sẽ xuất hiện trong đầu bạn khi bạn tìm được đường lên tầng thứ ba của kim tự tháp cuộc đời mình. Giờ thì bạn đã chuẩn bị tâm lý để đối mặt với những cảm xúc ở tầng này và đột nhiên một ý nghĩ lóe lên trong tâm trí bạn: Có lẽ kim tự tháp cuộc đời bạn chẳng có gì cả ngoài những cảm xúc.

Nhưng khi nhìn kỹ hơn vào tầng thứ ba, bạn sẽ nhận ra rằng không đúng như thế. Bạn không ngớt ngạc nhiên khi nhìn thấy một chuỗi những hình ảnh mới lạ, những biểu tượng cùng những câu chuyện xuất phát từ sâu thẳm tâm hồn bạn. Các bức tường của tầng thứ ba được xây dựng bằng đá tổ ong kỳ lạ. Bạn nhận thấy mình đang bước đi trên những hạt cát giòn. Bạn nhìn thấy một chất bột trắng chậm rãi chảy ra từ những cái lỗ trên tường. Bạn thận trọng cảm nhận bức tường và nhận ra rằng lớp cát dưới chân mình cũng xuất phát từ chính các bức tường này. Một ngày nào đó, những bức tường này sẽ không còn vững chãi nữa và sẽ sụp đổ. Lần đầu tiên bạn nhận thức được rằng kim tự tháp này không tồn tại mãi mãi mà chỉ giới hạn trong cuộc đời của bạn mà thôi.

Nhưng những bức tường của tầng thứ ba trông vẫn rất chắc chắn. Trên tường có một số vật nặng được treo lơ lửng, những hình thù kỳ lạ, những gương mặt nhăn nhó, các kết cấu đầy màu sắc và những khối đá màu xám sẫm. Rất nhiều thứ đang chuyển động và linh cảm mách bảo bạn rằng đây là những hoạt động, công việc, trách nhiệm, sở thích cùng những ưu tiên của bạn. Trong đó, có một số thứ khiến bạn cảm thấy nặng nề, còn những thứ khác lại mang đến cho bạn cảm giác nhẹ nhõm và thích thú.

Bạn vốn dĩ không bất ngờ nếu có một chiếc đồng hồ treo ở tầng thứ ba này, nhưng bạn lại nhận ra có rất nhiều đồng hồ nằm cách xa nhau đang không ngừng xoay chuyển tựa như các vệ tinh. Bạn hiểu rằng kim tự tháp cuộc đời mình không chứa bất kỳ loại đồng hồ đeo tay hay đồng hồ điện tử nào cả. Dù tìm mọi cách để nắm bắt những chiếc đồng hồ ấy nhưng bạn vẫn không thể chạm hay tác động đến chúng được. Nhưng bạn lại phát hiện ra rằng với những hình ảnh trên tường, bạn không chỉ chạm vào mà còn có thể di chuyển chúng một cách dễ dàng. Điều đó khiến bạn ngạc nhiên vô cùng bởi bạn cho rằng chúng phải được gắn chặt để không bị xê dịch. Giờ đây, bạn cảm nhận được nhiệm vụ của mình ở tầng thứ ba này là gì.

Mục tiêu đơn giản hóa ở Tầng 3

Học cách quản lý thời gian một cách chủ động

Nói đến chủ đề thời gian, ta hiểu rằng đây chính là nguồn tài nguyên được phân bổ rõ ràng và công bằng hơn mọi thứ khác, vì ai cũng có hai mươi bốn giờ mỗi ngày. Thế thì tại sao một số người lại “không có thời gian” trong khi những người khác chán chường với chuỗi ngày dài dằng dặc của mình? Chính cách diễn đạt đã khiến ta hiểu sai vấn đề: Khi ai đó nói “không có thời gian” thì sự hỗn loạn không nằm ở thời gian mà chính ở những công việc của họ. Họ có quá nhiều việc phải làm trong một ngày, từ những việc to tát đến những việc vụn vặt. Sự đơn giản hóa không có nghĩa là “tiết kiệm thời gian” mà là “tiết kiệm các công việc”. Đây không phải là vấn đề quản lý thời gian. Đây là vấn đề về quản lý chính bản thân bạn.

Bí mật của tầng thứ ba trong kim tự tháp cuộc đời bạn là đây: Hãy loại bỏ các hoạt động không cần thiết và dành ưu tiên cho một số hoạt động thật sự quan trọng. Khi làm được điều này, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác vẻ vang từ việc làm chủ được thời gian của mình và sẽ có động lực để tiến thêm được một bước trên con đường đơn giản hóa.

Bí quyết 10: 
Phân chia các hoạt động của bạn

Bí quyết của những người hạnh phúc và thành đạt nằm ở khả năng tập trung hoàn toàn vào một công việc nhất định của họ. Dù có rất nhiều việc phải lo nghĩ nhưng họ vẫn tìm ra phương pháp để những việc đó không cản trở lẫn nhau và thiết lập nên trật tự trong nội tâm của mình. Và trật tự này khá đơn giản: Những việc quan trọng nhất phải được làm trước tiên!

Trên lý thuyết thì điều này nghe có vẻ dễ dàng, nhưng trên thực tế, mọi chuyện lại rất khác. Có thể bạn đã cố gắng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của mình nhưng lại thất bại vì những chuyện lặt vặt trong ngày và những sự kiện không lường trước được. Hãy vận dụng sự đơn giản hóa để đến với một kỷ nguyên mới của việc tự quản lý bản thân.

Sự đơn giản tuyệt đối

Hãy xác định thứ tự ưu tiên rõ ràng cho các công việc chuyên môn và công việc cá nhân của bạn, trong đó thứ tự số một là nhiệm vụ quan trọng nhất, và tiếp đến là số hai, số ba, số bốn… Đôi khi, thứ tự ưu tiên sẽ được thiết lập dựa trên mức độ cấp bách về thời gian. Tuy vậy, bạn cũng đừng tin tưởng tuyệt đối vào tiêu chí này bởi không phải mọi thứ cấp bách đều thật sự quan trọng. Vị trí đầu tiên phải dành cho những việc có khả năng mang đến lợi ích trên mức trung bình, có tiềm năng phát triển hoặc được nhiều người để ý. Điều mới lạ trong con đường đơn giản hóa chính là không thỏa hiệp. Mỗi ngày, bạn chỉ nên chọn ra một việc cho vị trí ưu tiên số một.

Lời khuyên:

Hãy bắt đầu ngày làm việc mới của bạn bằng việc quan trọng nhất chứ không phải là những việc vặt như kiểm tra tin nhắn. “Đừng kiểm tra e-mail vào buổi sáng” là lời khuyên của tác giả có sách bán chạy nhất nước Mỹ Julie Morgenstern. Khi đã hoàn thành nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu của bạn, hoặc ít nhất là đẩy tiến độ của nó lên một bước, bạn sẽ cảm thấy mình có sức hơn để sau đó hoàn thành những công việc hằng ngày dễ dàng. Bằng cách này, công việc trong ngày của bạn sẽ xong nhanh hơn nhiều so với khi bạn bắt đầu ngày mới bằng những việc lặt vặt.

Không làm nhiều công việc cùng lúc

Đa nhiệm là một niềm tin sai lầm. Nếu bạn cố gắng đảm nhiệm hai nhiệm vụ cùng lúc thì năng lượng của bạn sẽ nhanh chóng cạn kiệt. Một nghiên cứu lớn của Viện Công tác và Sức khỏe Dresden vào năm 2010 đã chỉ ra rằng đa nhiệm không phải là vấn đề về giới tính. Kết quả này đã được xác nhận bởi các nghiên cứu ở Thụy Điển, Anh và các quốc gia khác: trái với niềm tin phổ biến, phụ nữ không thể làm nhiều việc cùng một lúc như nhiều người vẫn tưởng. Đọc báo cáo đánh giá, nói chuyện điện thoại, kiểm tra và trả lời e-mail trong một cuộc họp hoặc nấu ăn, lắng nghe những câu chuyện của con và để mắt đến chú chó... đều là những việc không thể được hoàn thành cùng lúc vì mỗi việc đều đòi hỏi sự chú ý trọn vẹn của bạn.

Trên thực tế, não người làm việc theo trình tự từng thứ một. Khi bạn thấy mình “đa nhiệm”, đó chỉ là vì trình tự các hoạt động này thay đổi nhanh. Việc nhảy qua nhảy lại liên tục giữa các hoạt động sẽ chỉ khiến bộ não căng thẳng, làm giảm khả năng tập trung và hiệu suất làm việc. Cuối cùng thì bạn phải làm việc lâu hơn vì ít hiệu quả hơn.

Lời khuyên:

Cho dù chỉ cố gắng giải quyết công việc thứ hai trong đầu thì bạn cũng làm suy yếu sức mạnh nội tại của mình. Bí quyết ở đây là bạn phải tách biệt công việc được ưu tiên khỏi các công việc sau đó càng xa càng tốt. Để làm được điều đó, bạn có thể tham khảo hai kỹ thuật sau đây.

Dành thời gian cho những việc quan trọng

Hãy thỏa thuận rõ ràng với những người đang chờ đợi bạn hoàn thành các công việc mà bạn đã liệt vào hạng thứ hai, thứ ba hoặc thấp hơn. Hãy dành thời gian cho những việc ưu tiên hàng đầu. Đừng đưa ra những kỳ hạn thiếu thực tế, bởi nếu không, bạn sẽ lại rơi vào cái vòng lẩn quẩn.

Lời khuyên:

Có thể bạn sẽ nhận được những cuộc điện thoại với điệp khúc cũ rích: “Nhưng anh/cô đã hứa với tôi...”. Hãy bình tĩnh và đừng để mình bị đe dọa. Hãy nói lên sự thật: Bạn không thể hoàn thành việc đó sớm hơn được. Nguy cơ mất khách hàng hoặc bị đuổi việc khi làm theo cách này thường không cao như nhiều người vẫn tưởng. Về lâu dài, mọi việc sẽ tệ hại hơn nếu bạn không hoàn tất công việc theo đúng kỳ hạn mà bạn đã hứa. Điều quan trọng là bạn phải giữ cho đầu óc mình được sáng suốt đối với những việc nằm trong ưu tiên một. Đó chính là nguyên tắc dành thời gian cho những điều quan trọng.

Hành động chống lại sự quấy nhiễu

Hãy tránh xa những điều quấy nhiễu (bằng cách chuyển sang một phòng làm việc khác chẳng hạn; hãy xem Bí quyết đơn giản hóa 14) và hãy bắt đầu ngày mới bằng công việc ưu tiên số một. Đừng cho phép bất cứ sự quấy nhiễu nào xen vào công việc của bạn. Hãy hoãn lại những công việc quen thuộc hằng ngày mà bạn thích làm, chẳng hạn như kiểm tra thư, lướt mạng, tưới hoa, đặt mua gấu bông mới…

Lời khuyên:

Chỉ cho phép bản thân thực hiện những hoạt động nhẹ nhàng khi bạn đã hoàn tất giai đoạn đầu tiên của công việc ưu tiên số một. Vạn sự khởi đầu nan và bạn cần tự tạo động lực cho bản thân. Ban đầu mọi thứ cứ như một bãi chiến trường và bạn phải có can đảm cũng như quyết tâm để đương đầu với thử thách. Nhưng sau một thời gian, mọi việc sẽ trở nên thuận lợi hơn. Đây chính là nguyên tắc có ý thức tập trung để không lơ là mục tiêu.

Bạn sẽ nhận ra rằng khi tập trung vào một công việc, bạn có được nguồn sức mạnh mà trước đây bạn không hề biết. Hãy tưởng tượng: Bạn tham gia một cuộc thi tài trong hội chợ và phải ôm hai chú heo mập mạp chạy qua đoạn đường dài hơn chín mươi mét. Nếu cố gắng ôm cả hai chú heo cùng lúc thì bạn sẽ khó cán đích. Trong khi đó, nếu bạn để một chú heo lại rồi dồn hết sức để ôm một chú heo chạy đến đích, sau đó quay lại ôm nốt chú heo còn lại thì bạn có thể hoàn thành được phần thi của mình trong tràng vỗ tay vang dội từ khán giả!

Chúc mừng thành công của bạn

Khi đã giải quyết xong công việc ưu tiên số một, hãy tự chúc mừng thành công của mình hoặc chúc mừng cùng với người khác. Bạn có thể nằm dài trên bãi cỏ, rong ruổi trên khắp các con đường, uống bia hoặc cùng người bạn đời tổ chức một buổi tiệc nho nhỏ. Hãy để bản thân được nếm trải cảm giác hoàn thành được một việc gì đó và hãy tận hưởng cảm giác đó.

Lời khuyên:

Bất luận có bao nhiêu công việc khẩn cấp khác đang chờ đợi thì đây vẫn là khoảng thời gian mà bạn nên dành cho trải nghiệm tích cực của mình mà thôi! Đừng để bất cứ ai cướp đi khoảnh khắc hạnh phúc này của bạn, nhất là chính bản thân bạn! Đây là điểm quan trọng nhất trong kế hoạch đơn giản hóa thời gian.

Nếu không thực hiện được điều này, bạn sẽ cảm thấy cuộc sống của mình như một gánh nặng và công việc thật buồn tẻ. Hãy thử nguyên tắc tận hưởng cuộc sống, tốt nhất là ngay từ hôm nay.

Bí quyết 11: 
Giải thoát cuộc đời bạn khỏi chủ nghĩa hoàn hảo

“Chỉ khi nào tôi trở nên thon thả hơn, đẹp hơn, giàu hơn, thông minh hơn, thì tôi mới hạnh phúc hơn được” là giấc mơ và cũng là nỗi thất vọng của không ít người. Điều này đã được Enid Howarth và Jan Tras5 ở Albuquerque6 khám phá ra. Cả hai nhà tư vấn này đều cho biết rằng ước mơ về một cuộc sống hoàn hảo là một ảo tưởng hết sức nguy hiểm. Họ khuyên tốt hơn hết là ta hãy tiến đến một cuộc sống tuy không hoàn hảo, nhưng hạnh phúc và thư thái. Cuộc sống có nhiều điều không như ý, những khuyết điểm, những góc tối và những thời điểm cam go. Chỉ những ai chấp nhận được thực tế này và tìm cách hòa hợp với nó nhất thì mới có thể có được một cuộc sống viên mãn, trọn vẹn.

5. Enid Howarth và Jan Tras: Hai học giả, đồng tác giả quyển sách The Joy of Imperfection (tạm dịch: Niềm vui của sự không hoàn hảo).

6. Albuquerque: Một thành phố ở trung tâm tiểu bang New Mexico, Hoa Kỳ.

Hiển nhiên, cuộc sống có nhiều hoạt động mà nếu mắc sai sót, ta phải trả giá rất đắt, chẳng hạn như lái xe, băng qua đường, sử dụng thuốc… nhưng trên thực tế, cuộc sống không phải chỉ có những việc như thế. Một nghiên cứu của Đại học New Mexico đã cho thấy sự kỹ lưỡng quá mức không chỉ khiến cho nhiều người phát bệnh mà còn gây ra tổn hại không nhỏ về kinh tế. Những ai biết dung hợp giữa sự bừa bộn và sự hoàn hảo sẽ sống một cuộc đời đơn giản hơn, hạnh phúc hơn và cũng tiết kiệm được nhiều tiền hơn. Các nhà kinh tế đều biết quy tắc Pareto: 80% kết quả có thể đạt được với 20% tổng nỗ lực.

Nhà nghiên cứu về sự hoàn hảo Christine Altstötter-Gleich từ Đại học Koblenz-Landau chia người cầu toàn làm hai nhóm: nhóm người cầu toàn “lành mạnh” làm hết sức nhưng cũng không bao giờ tự trách mình nếu kết quả không hoàn hảo (“Lần sau sẽ tốt hơn!”) và nhóm người cầu toàn “ám ảnh” sở hữu “mặt trái” của tính cầu toàn (có thể dẫn đến trầm cảm). Người cầu toàn ám ảnh sẽ liên tục nghi ngờ về khả năng của chính mình và sợ mất mặt trong trường hợp mắc lỗi. Khi tham gia huấn luyện cho các nhà quản lý về chất lượng tổng quát, cố vấn kinh doanh người Thụy Sĩ Samuel Brunner đã nhấn mạnh: “Chỉ tốt đủ mức cần thiết” và không cần tốt hơn như thế. Thoát khỏi chủ nghĩa hoàn hảo đòi hỏi chúng ta phải có can đảm để bỏ qua lỗ hổng và để ứng biến.

Nguyên tắc “Ngay lập tức thì tốt hơn”

Nguyên tắc này có thể được chứng minh rất rõ ràng qua tình huống phổ biến sau đây: Bạn nhìn thấy một đám bụi bẩn bám ở góc phòng. Phản ứng 1: Bạn thở dài và nghĩ rằng đã đến lúc tổng vệ sinh cho căn nhà; nhưng bạn vẫn để yên đống bụi ở đó vì cho rằng nó cũng chỉ là “một giọt nước trong đại dương” mà thôi. Phản ứng 2: Bạn dọn dẹp ngay đám bụi bẩn ấy đi.

Phản ứng 1 là phản ứng của sự cầu toàn. Thật ra, có thể đó chính là giải pháp tốt nhất bởi vì nếu có bụi bẩn ở đây thì có nghĩa những chỗ khác cũng sẽ có bụi bẩn. Nhưng thông thường, hành động hoàn hảo mà bạn lên kế hoạch đó sẽ khó diễn ra sớm nên đống bụi bẩn ấy vẫn không được giải quyết.

Phản ứng 2 là giải pháp đơn giản và thiết thực. Nó có hai ưu điểm hấp dẫn: đám bụi bẩn được giải quyết ngay lập tức và giúp cho công việc tổng vệ sinh sau này của bạn được nhẹ nhàng hơn.

120 giây quyết định

Nhiều chuyên gia quản lý thời gian coi phương châm “Ngay lập tức thì tốt hơn” là thói quen quan trọng nhất mà bạn nên làm quen trong cuộc sống hằng ngày. Mọi thứ bạn có thể làm ngay trong hai phút (tức là 120 giây) nên được thực hiện ngay lập tức. Bạn vừa đọc e-mail và nhận thấy rằng nó có thể được trả lời trong hai hoặc ba câu (mà bạn đã có sẵn trong đầu), hãy trả lời ngay. Bạn đã uống xong một tách cà phê, đừng đặt cốc ở bất cứ đâu trong bếp, hãy rửa ngay lập tức hoặc đặt nó vào máy rửa chén.

Con người thường ước lượng quá mức thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc chán ngắt hoặc không thoải mái. Hãy dùng đồng hồ bấm giờ để xem mình tốn bao nhiêu thời gian để làm một việc cứ bị trì hoãn vì mình ghét phải làm. Khi bạn nhận ra việc treo áo khoác vào tủ chỉ mất hai mươi giây, trong tương lai bạn sẽ làm điều đó một cách tự nguyện. Cách này có thể được áp dụng cho cả những hoạt động hằng ngày mất “nhiều” thời gian hơn hai phút, chẳng hạn như hút bụi một căn phòng (mất năm phút), ủi một chiếc áo sơ mi nam (mất bốn phút), kẹp một tờ tài liệu thất lạc vào đúng tệp hồ sơ (mất nhiều nhất hai phút).

Trong nghệ thuật tổ chức, quy tắc 120 giây cũng có phiên bản 60 hoặc 30 giây. Theo chúng tôi, bạn nên đặt hạn mức cao một chút, bởi vì bạn có thể hoàn thành được khoảng một nửa danh sách việc cần làm trong một ngày với hạn mức thời gian đó mà không cần nỗ lực nhiều. Nếu bạn tuân theo quy tắc 120 giây, nơi làm việc, ngôi nhà và cả xe của bạn sẽ sớm trông gọn gàng hơn, bạn sẽ có tâm trạng tốt hơn - và quan trọng nhất là bạn sẽ duy trì được những hiệu quả đó.

Người mắc sai lầm sẽ trở thành người thắng cuộc

Một niềm tin sai lầm khác đã góp phần cho sự phát triển của chủ nghĩa cầu toàn và được nhiều người tiếp thu chính là “Nếu tôi không làm mọi việc đúng một cách tuyệt đối thì tôi là kẻ thất bại”. Tuy nhiên, các phát minh vĩ đại nhất lại chính là kết quả của rất nhiều lần thí nghiệm thất bại kèm theo ý chí và khát khao thành công không mỏi mệt của các nhà khoa học. Sai lầm chính là cơ hội để ta học hỏi và làm tốt hơn vào lần sau.

Lời khuyên:

Hãy học cách trân trọng những sai lầm của bản thân. Hãy quan sát người khác: Sai lầm của họ thường chính là những điều thú vị nhất về họ. Hãy tự nhủ với chính mình: “Những sai lầm của tôi khiến tôi trở nên độc đáo và có giá trị”. Hãy đứng trước gương, nhìn vào chính mình với lòng kiêu hãnh tỏa sáng và nói thật to: “Tôi đứng vững trên những sai lầm của mình”. Bạn có thể viết những bản báo cáo rất hay nhưng chẳng bao giờ nộp đúng hạn cả. Bạn có thể là một nhà tổ chức đặc biệt giỏi nhưng lại ôm đồm quá nhiều việc. Bạn làm việc với sự kiên trì hiếm có nhưng đôi khi công việc ấy thật ra chẳng đáng để bạn bỏ công. Hãy tỏ lòng biết ơn đối với những người đã bỏ qua cho lỗi lầm của bạn. Hãy chấp nhận sự không hoàn hảo của mình. Các bài tập sau đây có thể giúp bạn phá vỡ chủ nghĩa cầu toàn.

Danh sách 14 điều. Nếu bạn cảm thấy mình là kẻ thất bại, hãy lập một danh sách gồm 14 điều mà bạn đã làm trong ngày hôm nay. Bạn đã pha được một bình cà phê ngon tuyệt, bạn đi xuống cầu thang mà không bị vấp té, bạn lái xe mà không gây ra tai nạn, bạn đã học được chương trình xử lý văn bản trên máy vi tính…

Lướt qua các hình ảnh. Mỗi ngày, bạn hãy “chụp” một bộ ảnh về những khoảnh khắc đẹp trong đầu mình. Đó có thể là một tác phẩm thành công, một lời khen ngợi… Sau đó, hãy ngắm lại những hình ảnh tưởng tượng ấy vào buổi tối, khi bạn đang thư giãn trong bồn tắm hoặc đang nằm trên giường.

Hãy kể về những sai lầm và tổn thương. Hãy học cách nói về những lỗi lầm của mình. Bạn có thể đưa chúng vào những câu chuyện vui vẻ để kể cho người khác nghe. Người ta vẫn thích nghe về sai lầm của người khác mà! Nỗi bất hạnh của ngày hôm nay có thể trở thành chuyện phiếm vào ngày mai! Bạn thử đi. Nếu làm đúng cách, bạn không những không đánh mất lòng tự trọng của mình mà còn nhận được sự cảm thông và tình yêu thương của mọi người.

Ngày “không hoàn hảo nhưng hạnh phúc”. Hãy cho phép bản thân có những khoảnh khắc không hoàn hảo. Phần tâm trí vô thức của bạn luôn mặc định rằng mỗi ngày bạn đều phải tiến bộ, nhưng thực tế không cần phải vậy! Hãy bắt đầu trân trọng những nhịp đập thong thả của trái tim mình cùng vòng quay bình thường của cuộc sống.

Không phải lúc nào mọi thứ cũng khả thi

“Hoàn hảo là điều có thể đạt được” là câu nói hoang đường trong xã hội ngày nay nhưng lại ghim sâu vào tiềm thức của chúng ta qua các mẩu quảng cáo - căn nhà hoàn hảo, cơ thể không tì vết, kế hoạch tài chính hoàn chỉnh cho những năm vàng son.

Tuy nhiên, trên thực tế, sự hoàn hảo là hiếm khi xảy ra và thường có được nhờ may mắn. Thậm chí, ngay cả những hệ thống được cho là hoàn hảo (chẳng hạn như tàu vũ trụ) cũng không hoạt động tốt 100%. Các hệ thống ấy chỉ hoạt động (gần như) hoàn hảo bởi vì chúng đều rất phức tạp và các nhà thiết kế đã chuẩn bị trước cho khả năng không hoàn hảo của từng chức năng.

Các nhà sản xuất xe hơi cho biết có nhiều người mua xe mới muốn đổi toàn bộ các bộ phận hoặc thậm chí là cả chiếc xe chỉ vì một vài vết xước rất nhỏ. Nhiều người cũng kỳ vọng sự hoàn hảo tuyệt đối như thế đối với bản thân mình. Họ mang theo trong nội tâm sự phán xét tàn nhẫn. Tiếng nói ấy tác động lớn đến họ mỗi khi họ đi ngủ, thức giấc hay lúc họ phạm sai lầm: “Đáng ra ngươi phải làm tốt hơn”, “Ngươi có thể làm tốt hơn” hoặc “Thật đáng xấu hổ!”.

Lời khuyên:

Đừng cố gắng trở nên hoàn hảo. Thay vào đó, hãy giỏi giang và độc đáo. Hãy giải phóng bản thân để đến với sự bình thường thoải mái nhất. Dù ít dù nhiều thì bạn cũng có thể chung sống cùng lỗi lầm của người khác mà, vậy thì cũng hãy bao dung như vậy với bản thân. Hãy vặn nhỏ âm lượng của những lời phán xét trong nội tâm mình. Hãy nói với nó rằng: “Tôi có thể nghe thấy bạn rồi; bạn không cần phải hét lên đâu”.

Bạn không thể giết chết hoặc bịt miệng sự phán xét trong nội tâm, nhưng bạn có thể cho nó thấy rằng nó không thể thao túng cuộc đời bạn. Hãy nghĩ ra những câu nói thú vị để mô tả bản thân, ví dụ như “Tôi là người có năng lực, dễ thương, thông minh; và tôi là người không hoàn hảo”; “Các giai đoạn phát triển của cuộc đời tôi: hoàn hảo, đã từng hoàn hảo, không hoàn hảo”; “Tôi không hoàn hảo và tôi không cần cố gắng mà vẫn không hoàn hảo thành công”; “Tôi không hoàn hảo - đó là bản chất con người tôi”…

Hạ thấp giới hạn chịu đựng căng thẳng của bạn

“Tôi kiên cường” được xem là một lời phát biểu tích cực trong môi trường công việc. Những người có thể đương đầu với áp lực mà vẫn bình tĩnh luôn được xem là những tấm gương sáng. Hầu hết sách báo và các buổi hội thảo về chủ đề kiểm soát chứng căng thẳng đều dạy ta phương pháp nâng cao giới hạn chịu đựng căng thẳng của bản thân. Trong khi đó, con đường đơn giản hóa thì đi theo hướng ngược lại: Hãy ủng hộ sự yếu đuối của bạn.

Có một quy luật tự nhiên trong lĩnh vực tâm lý học, tương tự như trong vật lý học: Mức độ căng thẳng bạn phải chịu cũng chính là mức độ bạn có thể chịu nổi. Những ai có thể chịu được căng thẳng (và công khai tuyên bố điều đó) sẽ có thêm nhiều chuyện căng thẳng để giải quyết, cho đến ngày bị suy sụp hoàn toàn.

Lời khuyên:

Hãy lưu tâm đến các dấu hiệu cho thấy bạn đang bị căng thẳng quá khả năng chịu đựng của mình. Vì những tín hiệu này có thể đến từ nhiều khía cạnh khác nhau của cuộc sống, nên có thể bạn sẽ không nhận ra mối liên hệ ngay từ đầu. Một số tín hiệu điển hình: Bạn bị ốm (có vấn về về tim, dạ dày, hoặc lưng); hiệu quả làm việc của bạn giảm sút; bạn trở thành nạn nhân bị chế giễu và bắt nạt. Đôi khi tín hiệu còn có thể là cơn khủng hoảng trong đời sống hôn nhân, sự nổi loạn của các con, hoặc bạn cảm thấy u uất và tìm lối thoát trong rượu, ma túy và các chất gây nghiện khác.

Hãy cho phép bản thân được yếu đuối

Nếu bạn có bất cứ dấu hiệu nào trong những triệu chứng vừa nêu, hãy thay đổi cách sống của mình. Hãy cho phép bản thân giảm ngưỡng chịu đựng áp lực của mình xuống. Hãy thẳng thắn nói rằng: “Tôi không thể xoay xở được”, dù nếu tập trung hết sức lực như cách bạn từng làm trong quá khứ thì bạn vẫn cố được. Hãy cởi mở khi nói về các vấn đề của mình và tìm kiếm người giúp đỡ. Hãy cho phép bản thân được nghỉ ngơi, giống như khi bạn bị bệnh. Trong trường hợp thật sự cần thiết, hãy chủ động dành thời gian cho bản thân. Hãy rời văn phòng sớm hơn. Hãy đi dạo một vòng trên đường về nhà. Hãy dành thời gian để ở một mình và giữ khoảng cách với những áp lực trong công việc và cả những khó khăn trong đời tư.

Lời khuyên:

Đừng tiếp tục thực hiện mọi yêu cầu của những người xung quanh. Bạn sẽ nhận ra rằng hệ quả của việc này không nghiêm trọng như bạn lo nghĩ, mà ngược lại, có khi người bạn đời của bạn còn thấy bạn đáng yêu hơn trước rất nhiều. Khi thoát khỏi áp lực, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hơn, đồng thời nhận ra mình đã tiến thêm một bước trên con đường đến với bản chất của cuộc sống nhưng không phải nhờ sức mạnh mà chính là nhờ những điểm yếu của mình.

Đơn giản hóa những thủ tục cũ

Trong mọi công ty và tổ chức đều có những thủ tục đã được thiết lập từ rất lâu mà không ai còn thắc mắc về chúng nữa. Còn nếu thật sự có người nghi ngờ những thủ tục đó thì câu trả lời thường là “Chúng ta luôn làm thế”. Trong khi đó, câu hỏi mang tính quyết định đối với những công ty xem trọng sự tiến bộ sẽ là “Chúng ta có thể làm gì để việc trở nên đơn giản hơn?”. Hãy xét đến một vài trường hợp sau đây.

Biên bản trực tiếp theo mẫu “Ai? Việc gì? Vào lúc nào?”

Thật khó tin rằng tận ngày nay vẫn có nhiều cuộc họp cần đến người viết tay biên bản, sau đó phải đánh máy lại biên bản viết tay của mình và gửi đến các thành viên đã tham gia cuộc họp. Trong các biên bản đó thường có những cụm từ hoa mỹ như “Chủ tọa đã nhấn mạnh sự thật rằng…”. Thậm chí trong những mẫu biên bản cũ cứng nhắc còn có cả mục “Phê chuẩn các biên bản trước”. Việc ghi biên bản theo cách này rất tốn thời gian, gây lãng phí năng suất lao động và thật sự chỉ có hiệu quả trong những cuộc họp quốc hội.

Lời khuyên:

Thư ký cuộc họp nên ghi rõ các kết quả quan trọng nhất đã được thông qua trong cuộc họp theo cấu trúc: “Ai? Việc gì? Vào lúc nào?”. Cuối cuộc họp, thư ký sẽ đọc to bản ghi chú ấy (việc này sẽ thay thế cho việc “phê chuẩn biên bản” rất tốn thời gian, công sức), sau đó sao chúng ra và gửi cho tất cả mọi người tham gia cuộc họp. Vào kỳ họp tới, những người tham dự sẽ dùng “bản ghi chú trực tiếp” đó để kiểm tra xem tất cả các nhiệm vụ đã được hoàn thành chưa.

Bỏ họp ủy ban cố vấn, thay bằng nhóm chuyên gia thực thụ

Tên tuổi lừng lẫy của các thành viên trong Ủy ban cố vấn giúp xây dựng danh tiếng cho công ty. Tuy nhiên, việc triệu tập họ thường xuyên sẽ gây tốn kém về mặt thời gian và tiền bạc cho tất cả các bên có liên quan. Chỉ vài người trong số họ có thể đưa ra những gợi ý có giá trị thôi, còn những người khác chỉ đến buổi họp để nhấm nháp cà phê. Điều tương tự cũng xảy ra trong các ban hội danh dự hoặc ủy ban câu lạc bộ. Các cuộc họp được tổ chức quá mức thường xuyên.

Lời khuyên:

Hãy mời các chuyên gia có thể giúp đỡ bạn tham dự một buổi họp chuyên sâu để họ hiểu hơn về công ty của bạn cũng như các nhân viên trong công ty. Sau đó, bạn không nên thường xuyên tổ chức các cuộc họp mà hãy để cho các cá nhân có trách nhiệm trong công ty trực tiếp liên hệ với các vị cố vấn tương ứng. Việc liên lạc này có thể thực hiện bằng điện thoại, thư điện tử, fax hoặc các cuộc gặp riêng. Hãy chỉ tham khảo ý kiến những ai có thể giúp đỡ công ty bạn thật sự. Cách làm này tốt hơn cho cả đôi bên. Tên tuổi lừng lẫy của các vị cố vấn có thể tự tin xuất hiện trên các đầu đề thư hoặc các tờ quảng cáo bởi giờ đây, họ đã làm được đúng trách nhiệm mà công ty trông chờ ở họ, đó là tư vấn.

Thanh toán chi phí công tác theo mức khoán thay vì dựa trên bản kê khai chi phí

Hiếm có chủ đề nào lại có thể gây căng thẳng và sửng sốt như các bản kê khai chi phí của những chuyến công tác. Các nhân viên kế toán nghi ngờ rằng những người đi công tác đã sử dụng chuyến đi đó để vui chơi và tư lợi, trong khi những người đi công tác lại cảm thấy mình bị trừng phạt gấp đôi: vừa phải xa gia đình vừa tạm thời bị cháy túi.

Lời khuyên:

Hãy thanh toán chi phí các chuyến công tác dưới hình thức khoán dựa trên số liệu của những chuyến công tác trước đó. Việc này giúp tiết kiệm được công đoạn kê khai tính toán rất tốn thời gian đối với người đi công tác cũng như các nhân viên kế toán. Người đi công tác sẽ có khuynh hướng tìm đến các khách sạn có giá cả hợp lý hoặc đón xe buýt để đến sân bay thay vì đi xe taxi để có thể bỏ túi khoản tiền tiết kiệm được.

Sử dụng bảng thông báo thay vì luân chuyển thông báo từ phòng này sang phòng khác hoặc e-mail

Những thông tin dành cho mọi thành viên trong công ty (chẳng hạn như “Ngày mai bãi đỗ xe đóng cửa để sửa chữa”) đôi khi được truyền đi dưới dạng các văn bản luân chuyển từ phòng này sang phòng khác hoặc được gửi qua e-mail. Các văn bản có thể bị kẹt lại ở một cá nhân nào đó, còn e-mail thường bị bỏ sót.

Lời khuyên:

Sự khác biệt của các công ty được tổ chức tốt nằm ở chỗ: Bảng thông báo của họ được đặt ở nơi mà tất cả các nhân viên trong công ty đều đi ngang qua và dễ trông thấy nhất. Hãy trang trí các thông báo mới nhất bằng một biểu tượng hay một màu sắc thật khác biệt. Đừng để ý đến những ý kiến rằng: “Chẳng ai để ý mà đọc đâu”. Sau một thời gian, các nhân viên trong công ty sẽ làm quen với việc nhìn qua bảng thông báo ấy mỗi ngày, với điều kiện là các thông báo phải được tháo bỏ ngay khi thông tin không còn giá trị.

Vận động thay vì ngồi một chỗ

Các cuộc họp trong phòng họp thường diễn ra với rất nhiều thói quen không lành mạnh của mỗi người: nốc cà phê, ngấu nghiến bánh ngọt, ngồi một chỗ suốt thời gian dài. Tệ hơn, trong trường hợp người chủ công ty nghiện thuốc lá thì cả căn phòng sẽ ngập trong khói thuốc.

Lời khuyên:

Hãy cố gắng thảo luận ở bên ngoài phòng họp. Nếu nhóm chỉ có từ năm người trở xuống, các bạn có thể vừa đi vừa bàn bạc. Ngày trước, triết gia người Hy Lạp cổ đại Socrates vẫn thường đi dạo với các môn đệ của mình trong những buổi thuyết giảng và bằng cách đó, ông đã đưa ra những ý kiến hay nhất.

Mở rộng phạm vi quản lý thời gian của mình

Có thể bạn có một cuốn lịch ghi chú các cuộc hẹn, một thiết bị lên kế hoạch làm việc hoặc một máy PDA7 hỗ trợ cho công việc hằng ngày của mình. Bạn lên danh sách những việc cần làm cũng như kế hoạch cho các hoạt động cụ thể ấy. Nhưng rồi những việc nằm ngoài kế hoạch xuất hiện và làm thay đổi kế hoạch của bạn. Đến cuối ngày, bạn đối diện với một núi công việc chưa được giải quyết. Phương pháp quản lý thời gian này vốn được thực hiện với mục đích mang lại cho bạn một cuộc sống hạnh phúc và thư giãn, nhưng thường thì nó lại trở thành nguồn gốc của mọi căng thẳng và bất hạnh.

7. PDA (Personal digital assistant): Còn được gọi là một máy tính thu nhỏ, một thiết bị di động có chức năng như là một trình quản lý thông tin cá nhân và có khả năng kết nối internet.

Lời khuyên:

Hãy tự giúp bản thân và suy nghĩ lại về cách kiểm soát kế hoạch hiện tại. Đã đến lúc bạn tìm một công cụ lên kế hoạch thật sự hiệu quả và hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của mình. Đừng nói: “Tôi phải giải quyết được công việc quan trọng này trong ngày hôm nay”, hãy nói: “Tôi cần tìm một ngày thích hợp cho nhiệm vụ trọng yếu này”.

Sự khác biệt giữa hai cách nói này là giờ đây bạn không thụ động phản ứng theo kế hoạch trên lịch làm việc, mà bạn sẽ chủ động và tự do quyết định lịch trình của mình. Bạn chuyển từ thụ động phản ứng sang chủ động hành động. Bạn không bị trói buộc bởi kế hoạch, thay vào đó, bạn quyết định kế hoạch của mình.

Hãy lên kế hoạch cơ bản cho một tuần

Trên thực tế, phương pháp quản lý thời gian chủ động có hiệu quả nhất khi bạn ngừng kết hợp danh sách những việc cần làm với thời gian biểu hằng ngày của mình. Hầu hết các hệ thống quản lý thời gian đều có danh sách những việc cần làm đặc biệt nhưng không quá cấp bách. Nếu bỏ chúng ra khỏi danh sách, bạn có thể nhìn thấy ngay những nhiệm vụ quan trọng song song với thời gian biểu của mình. Giờ đây, bạn hoàn toàn quyết định được công việc nào sẽ được thực hiện trong ngày. Bạn sẽ chủ động sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục trong danh sách này. Bạn là người quyết định, chứ không phải cuốn lịch của bạn!

Lời khuyên:

Ban đầu, bạn hãy liệt kê tất cả những việc cần làm trong một tuần. Đừng nản lòng nếu các công việc ấy phải kéo dài sang tuần sau mới hoàn thành. Thật tốt nếu bạn có thể gạch những công việc đã được làm xong khỏi danh sách của mình và tận hưởng cảm giác tuyệt vời vì đã hoàn thành được một nhiệm vụ nào đó.

Hãy thiết lập những mục tiêu lớn cho bản thân

Khi đã quen với cách làm việc mới, bạn có thể đề ra những kế hoạch và tầm nhìn lớn hơn trong danh sách những việc cần làm và kết hợp chúng với các hoạt động của một ngày cụ thể. Bằng cách đó, bạn sẽ liên tục để mắt đến những kế hoạch và mục tiêu lớn. Bạn sẽ không còn bị chìm ngập trong những công việc vụn vặt của cuộc sống thường nhật.

Lời khuyên:

Hãy nghĩ rằng: Mục tiêu nhỏ thì thành công nhỏ, mục tiêu lớn thì thành công lớn! Nếu cứ tiếp tục làm theo cách đang làm, bạn sẽ không bao giờ gặt hái được thành công lớn hơn những gì bạn đang có.

Bí quyết 12: 
Giải phóng bản thân bằng cách kiên quyết nói “Không!”

Nếu bạn cảm thấy hai mươi bốn giờ mỗi ngày không đủ để giải quyết mọi việc của mình thì đó không phải là do một ngày quá ngắn mà là vì bạn có quá nhiều hoạt động. Có một sự thật đơn giản là những người bị quá tải thường có khuynh hướng hay quên. Giải pháp đơn giản hóa cho trường hợp này thật ra rất dễ dàng: Đừng ôm đồm quá nhiều nhiệm vụ trong cuộc sống riêng cũng như trong công việc. Bất kỳ ai làm việc quá độ cũng sẽ ngã bệnh.

Áp lực công việc ngày càng gia tăng đối với tất cả các ngành nghề và trong mọi lĩnh vực. Người lao động sợ bị mất việc trong khi những người kinh doanh thì lo lắng về việc bị mất khách hàng. Mối quan hệ giữa các cá nhân ngày càng căng thẳng. Các kỳ vọng trước đây được san sẻ cho các thành viên trong một gia đình lớn thì giờ đây chỉ tập trung vào cặp vợ chồng. Hậu quả là gì? Người lao động phải gánh vác thêm quá nhiều trách nhiệm, còn người kinh doanh thì cứ phải tìm thêm càng nhiều hợp đồng càng tốt. Việc tăng ca thường xuyên đã đẩy nhiều gia đình đến bờ vực tan vỡ. Để gìn giữ hạnh phúc gia đình, những người vốn đã gánh chịu quá nhiều áp lực trong công việc lại tiếp tục gồng gánh thêm nhiều trọng trách trong cuộc sống riêng tư. Họ cắn răng nói “Đồng ý” vì lo sợ hậu quả của việc nói “Không”. Trong khi đó, nghệ thuật đơn giản hóa yêu cầu ta phải cứng rắn trong việc nói “Không”.

Nhận thức đúng đắn về bản thân giúp bạn có thể nói “Không”

Manuel J. Smith, giáo sư tâm lý học ở Los Angeles, đã tiến hành nghiên cứu chuyên sâu về vấn đề này. Theo ông, khi người ta nói “Có” dù thật lòng họ muốn nói “Không” thì về cơ bản, đó không phải là quyết định của bản thân họ nữa mà họ đã bị người khác chi phối.

Giải pháp mà ông đưa ra là hãy gia tăng nhận thức của những người này. Nếu rơi vào tình cảnh phải lựa chọn giữa “Có” hoặc “Không”, hãy tự nhủ: “Tôi có quyền không cho người khác chi phối mình, dù đó có là sếp, khách hàng, thậm chí là bạn đời, bà con hay bạn bè thân”.

Lời khuyên:

Trong những tình huống này, hãy đứng thẳng lưng với hai chân vững vàng trên nền nhà và bình tĩnh nói với bản thân: “Tôi là tôi và tôi có thế giới riêng của mình, thế giới thuộc về riêng tôi chứ không ai khác”.

Một khái niệm tích cực để chống lại sự thao túng của người khác chính là quyền tự quyết của bạn - và đây là tiêu chí tiên quyết nếu bạn muốn có mối quan hệ lành mạnh với người khác. Quyền tự quyết này có thể được tóm gọn trong năm điểm sau:

1. Sự tự chủ về mặt cảm xúc. Bạn có quyền đánh giá cảm xúc của chính mình. Chẳng hạn, sếp của bạn yêu cầu: “Hãy đi gặp ông Brüller và thuyết phục ông ấy ứng tuyển vào vị trí này”. Bạn đáp lại: “Anh phải tìm người khác làm việc này thôi. Tôi không thể chịu nổi ông Brüller. Tôi không thể làm được”. Sếp của bạn kiên quyết: “Không thể được, chính anh sẽ thu xếp việc này”. Thoạt nghe, câu nói này tựa như lời động viên nhưng thực tế, đó chính là sự thao túng: sếp cố tình gạt bỏ cảm xúc của bạn. Bạn có quyền làm chủ cảm xúc của mình và quyền được người khác tôn trọng. Chính vì thế, bạn hãy nói: “Đó là việc bất khả thi đối với tôi. Xin hãy giao cho người khác. Điều đó sẽ tốt hơn cho tất cả những người có liên quan!”.

2. Sự tự chủ về thị hiếu. Bạn có quyền làm chủ những sở thích của mình. Chẳng hạn, một nữ nhân viên bán hàng hỏi: “Tại sao chị không thích chiếc áo choàng này?”. Bạn trả lời: “Tôi không thích màu này”. Cô ấy nói: “Màu này đang là mốt đấy. Tất cả các khách hàng của tôi đều rất thích nó”. Đừng để bản thân bị cuốn vào một cuộc thảo luận xa hơn. Ngay khi bạn bắt đầu phán xét hoặc bào chữa cho thị hiếu của mình, bạn đã làm tổn hại lòng tự trọng của bản thân và cho người khác cơ hội để thao túng bạn.

3. Sự tự chủ trong cách đánh giá. Nếu bạn phải giải quyết vấn đề của người khác, khi đó bạn cũng có quyền đánh giá vấn đề ấy. Chẳng hạn, vợ của bạn nhờ bạn: “Ngày mai anh đi đón dì của em ở sân bay nhé!”. Bạn đáp lại: “Không, anh không đi được. Em đón dì đi. Anh đã làm quá nhiều việc cho em rồi còn gì”. Và người bạn đời của bạn bảo: “Em nghĩ như thế là không được. Nếu anh tôn trọng cuộc hôn nhân của chúng mình thì anh sẽ không tính toán với em như vậy”. Trong trường hợp này, cả đôi bên đều đang phán xét lẫn nhau. Nếu bạn đồng ý và không còn bảo vệ cho luận điểm của mình nữa, mối quan hệ của vợ chồng bạn sẽ bị mất cân bằng và người vợ sẽ tìm cách thao túng bạn hết mức có thể. Trong trường hợp này, giải pháp thỏa đáng chỉ xuất hiện khi sự phán xét trên đều tác động đến cả đôi bên và cả hai cùng đạt được một thỏa thuận chung.

4. Sự tự chủ trong hành động. Bạn có quyền mắc sai lầm. Sếp của bạn yêu cầu: “Anh phải hoàn tất bản đánh giá khách hàng vào cuối tuần này bằng mọi giá!”. Bạn trả lời: “Không thể nào! Tôi còn phải chăm lo cho gia đình tôi. Họ quan trọng đối với tôi hơn mọi thứ”. Sếp của bạn nói tiếp: “Như thế là không được. Năm ngoái, bản đánh giá của anh còn khá nhiều lỗi và bây giờ anh phải bù lại”. Trong Kinh Thánh có một câu chuyện về người đàn bà phạm lỗi và sắp bị người ta ném đá trừng phạt. Khi được hỏi ý về sự trừng phạt đó, Chúa Giê-su đã nói: “Ai trong các ông sạch tội thì hãy ném viên đá đầu tiên”, và thế là người ta đã lần lượt bỏ đi hết. Ý nghĩa đằng sau câu chuyện này: Không ai là hoàn hảo. Nếu là người tự tin, bạn có thể thừa nhận lỗi lầm của mình, xin lỗi và cùng mọi người tìm cách khắc phục. Đừng để người khác dùng sai lầm của bạn để chống lại bạn và ép bạn phải làm việc như một hình phạt.

5. Sự tự chủ trong việc ra quyết định. Bạn có quyền đưa ra những quyết định phi lý. Vợ của bạn yêu cầu: “Anh đừng làm việc trong hội đồng nữa”. Bạn nói: “Không, công việc ấy rất quan trọng đối với anh”. Cô ấy tiếp tục: “Em chỉ nghĩ cho anh thôi. Trông anh kiệt sức và căng thẳng quá”. Dù vợ của bạn đang lo lắng cho bạn nhưng rõ ràng, cô ấy vẫn đang tìm cách thao túng bạn. Hãy giữ vững quyết định của mình và lái câu chuyện sang hướng mà bạn mong muốn. Bạn đang tranh cãi từ góc độ tình cảm trong khi người bạn đời của bạn lại đứng trên quan điểm của lý trí. Nhưng cả hai đều có lý. Trong trường hợp này, các bạn nên tìm cách thỏa hiệp.

Thái độ của bạn khi nói “Không”

Nếu bạn là người dễ bị thuyết phục, hãy tạo cho mình thói quen yêu cầu thời gian suy nghĩ trước khi trả lời. Bạn đừng bao giờ nói đồng ý ngay lập tức, dù người đưa ra yêu cầu có thể có trưng ra gương mặt đầy biết ơn đến đâu.

Trong thời gian suy nghĩ, hãy hiểu rằng quyết định hoàn toàn nằm ở bạn. Đối với những vấn đề quan trọng, hãy xác nhận yêu cầu của đối phương bằng văn bản. Điều này giúp tránh được sự hiểu lầm cho cả hai bên.

Một điều quan trọng mà bạn cần lưu ý khi nói “Có” hoặc “Không”: thái độ của bạn sẽ quyết định tình huống. Nếu đáp lại yêu cầu đơn giản của người khác bằng thái độ áy náy, bạn sẽ biến câu hỏi của họ thành một mệnh lệnh hoặc thậm chí là một bản cáo trạng. Nếu phản ứng bằng cách tức giận, bạn làm cho câu hỏi trở thành một sự xúc phạm. Cả hai cách đều không phù hợp và có thể dẫn tới hậu quả tiêu cực. Tốt nhất là bạn nên tưởng tượng ra hình ảnh bạn ở ngang hàng với người hỏi, không cao hơn, không thấp hơn, bất kể người đó là cấp trên, cấp dưới, bạn đời hay con của bạn. Quyền nói “Không” của bạn phải có giá trị ngang quyền nói “Có”. Nếu bạn không cảm nhận được sự cân bằng này, câu trả lời “Không” của bạn sẽ không có giá trị.

Lời khuyên:

Hãy hỗ trợ quá trình nói “Không” của mình bằng ngôn ngữ cơ thể. Nếu có thể, hãy bắt chước tư thế của người kia (cả hai cùng đứng hoặc cùng ngồi). Khi làm như vậy, bạn hãy tự tin và nói với chính mình: “Mình cũng ngang hàng với họ”.

Bảy cách để nói “Không” và vẫn giữ được mối quan hệ

Bạn có thể coi “Không” là từ khóa để bạn có thêm quyền, hài lòng hơn, có thêm nhiều thời gian cho bản thân hơn. Ngoài việc thấu hiểu bản thân mình hơn trước khi nói “Không”, vẫn còn một số mẹo đơn giản hóa khác giúp bạn có thể đưa ra lời từ chối “dễ chịu” hơn với người nhận.

1. “Đó là lời đề nghị rất tuyệt!” Hãy thể hiện rằng bạn đánh giá cao lời yêu cầu của người khác bằng cách công nhận nó. Nhưng sau đó, hãy nói rõ rằng vào lúc này, thời gian của bạn không cho phép nên bạn rất tiếc khi phải nói “Không” với kế hoạch đó. Đừng giải thích thêm về sự bận rộn của mình. Điều đó có thể dẫn đến mâu thuẫn hoặc những cuộc tranh cãi không đáng có.

2. “Tôi đánh giá anh rất cao!” Khi nhận được một lời yêu cầu nào đó, hãy tán dương người đã đưa ra lời yêu cầu ấy để củng cố mối quan hệ của đôi bên. Sau đó, bạn chuyển sang từ chối nhẹ nhàng như sau: “Tôi chỉ muốn làm việc này với anh thôi, nhưng hiện tại tôi buộc lòng phải nói không”.

3. “Quy định không cho phép, nên tôi không thể.” Người ta sẽ chấp nhận sự từ chối dễ dàng hơn nếu họ biết rằng sự từ chối ấy là vì một số quy định hoặc vì lợi ích chung. Bạn có thể nói: “Gần đây tôi hiếm khi có thời gian dành cho gia đình nên tôi phải ưu tiên cho họ”.

4. “Hãy cho tôi một ít thời gian để cân nhắc”, hoặc “Hãy để tôi suy nghĩ về việc này. Tôi sẽ gọi lại cho anh trong vòng một tiếng nữa”. Sau một tiếng, hãy gọi lại và nói “Không” thật lịch sự mà không biện hộ gì thêm. Việc dành thời gian để suy nghĩ về đề nghị của người khác và việc bạn gọi lại cho họ đã giúp cho câu trả lời của bạn bớt thẳng thừng.

5. “Tôi rất lấy làm tiếc cho anh!” Lời từ chối này đặc biệt hữu ích với những yêu cầu tế nhị hoặc gián tiếp, chẳng hạn như “Chúng tôi rất muốn đến cả gia đình nhưng thật không may là giá thuê phòng ở khách sạn đắt quá…”. Đừng suy diễn hay diễn giải ẩn ý gì cả. (“Hẳn là anh ấy muốn mình mời anh ấy nghỉ lại ở nhà mình.”). Hãy chỉ đáp lại những lời người đó nói ra và thể hiện sự thấu hiểu ở mức độ cảm xúc.

6. “Điều đó không hợp với tôi.” Câu nói này chỉ nhằm mục đích trì hoãn sự việc, nhưng nó có thể làm hài lòng một số người. Họ sẽ từ bỏ yêu cầu của mình. Nếu họ vẫn cứ khăng khăng đề nghị nó, bạn có thể sử dụng một câu khác: “Tôi e là hiện giờ tôi không thể trả lời được”. Mối quan hệ càng riêng tư bao nhiêu thì bạn càng phải cẩn trọng khi chọn cách từ chối này bấy nhiêu. Nếu người thân yêu cầu bạn làm giúp họ một công việc vào một ngày cụ thể thì thay vì nói: “Không, tôi không thích làm việc đó”, bạn có thể thử: “Không, tôi không thể làm việc ấy vào ngày hôm đó”. Cách nói này sẽ khiến người yêu cầu dễ chấp nhận hơn.

7. “Ừm… Không.” Đây là phương pháp tốt nhất vào phút cuối. Nếu bạn muốn nói “Không” thì hãy nói “Không” với một khoảng lặng trước đó để thể hiện là bạn có suy nghĩ và cân nhắc trước yêu cầu của người kia. Hãy nói “Không” với giọng rõ ràng và nhìn thẳng vào người đối diện. Nếu không, bạn sẽ làm cho người ấy nuôi hy vọng. Đừng biện minh gì thêm để tránh bị cuốn vào một cuộc thảo luận dài lê thê. Một câu trả lời rõ ràng sẽ giúp bạn tránh được những nỗi bực dọc về sau. Bên cạnh đó, nó cũng giúp bạn tránh được sự hiểu lầm và thể hiện bản thân quá mức.

Bí quyết 13: 
Sống chậm lại

Khám phá sự chậm rãi đầy sáng tạo

Như tôi đã đề cập, mỗi người chúng ta đều có hai mươi bốn giờ mỗi ngày. Tuy nhiên, mỗi người lại có một nhịp điệu, một chiếc đồng hồ nội tâm khác nhau. Một số chuyên gia gọi tốc độ của chiếc đồng hồ nội tâm này là “thời gian của chính bạn”, còn tốc độ của đồng hồ của sếp, khách hàng, hay gia đình bạn là “thời gian của người khác”. Bước chính yếu trong con đường đơn giản hóa là tìm cách làm cho hai nhịp điệu ấy hài hòa với nhau.

Xác định “thiên hướng thời gian” của bản thân

Tương tự như trong thế giới động vật, con người cũng có những thiên hướng thời gian khác nhau. Người có xu hướng hoạt động tốt vào ban ngày khỏe mạnh, năng động, luôn hứng khởi rời giường vào buổi sáng. Để được như thế, họ thích đi ngủ đúng giờ. Người thiên về hoạt động ban đêm thường gặp khó khăn trong việc thức dậy sớm bởi họ thường làm việc rất khuya. Giữa hai thái cực đó còn rất nhiều thiên hướng thời gian khác.

Lời khuyên:

Để tìm hiểu thiên hướng thời gian của mình, bạn không nên dựa vào cảm xúc mà hãy ghi chép lại những lúc bạn cảm thấy hứng khởi và không hứng khởi trong một tuần. Bạn thích thực hiện công việc nào vào khoảng thời gian nào trong ngày? Bạn sẽ đạt được hiệu suất cao nhất khi làm việc trong điều kiện như thế nào? Bạn cảm thấy tâm trạng của mình tích cực như thế nào vào lúc thức dậy và lúc đi ngủ? Dựa vào danh sách này, bạn sẽ sớm xác định được thiên hướng thời gian của mình. Điều đó rất đáng giá, bởi ai hiểu nhịp điệu của chiếc đồng hồ bên trong mình và sống thuận theo nó, người đó sẽ cảm thấy cân bằng hơn trong cuộc sống đầy rối loạn này.

Khi đã hiểu được thiên hướng thời gian của mình, bạn có thể chuyển các cuộc họp từ buổi sáng (thời gian làm việc một mình hiệu quả nhất của bạn) sang đầu giờ chiều (thời gian mà bạn làm việc một mình kém hiệu quả nhất). Hoặc bạn có thể thỏa thuận với sếp và người thân của mình rằng bạn sẽ làm việc ba buổi tối tại nhà (thời gian mà khả năng sáng tạo của bạn được phát huy mạnh mẽ nhất) và đổi lại, bạn được ở nhà hai buổi trưa để thư giãn cùng gia đình.

Tìm ra “kẻ trộm thời gian” trong nội tâm bạn

Không chỉ có người ngoài đánh cắp thời gian của bạn mà chính tính cách của bạn cũng góp phần không nhỏ vào việc đó. Các đặc điểm tính cách đóng vai trò lớn hơn những gì mà ta vẫn nghĩ. Sau đây là một số đặc điểm tính cách làm tiêu tốn nhiều thời gian nhất:

Kẻ trộm thời gian thứ nhất: Đặt tiêu chuẩn quá cao. Các giá trị cá nhân khiến bạn kỳ vọng ở bản thân nhiều hơn những gì mình có thể làm được.

Lời khuyên:

Hãy hạ các tiêu chuẩn của bạn xuống. Hãy tự quyết trong việc định hướng bản thân chứ đừng dựa vào người khác. Nhìn chung, các giá trị quyết định tiêu chuẩn của bạn thường có liên quan đến thời thơ ấu và sự nuôi dạy của cha mẹ. Hãy tưởng tượng bạn đang đứng trước mặt cha mẹ và nói với họ rằng: “Cảm ơn cha mẹ vì tất cả những gì cha mẹ đã làm cho con. Nhưng bây giờ, con đã có thể tự đứng vững trên đôi chân mình và con sẽ làm mọi việc theo cách riêng của con”.

Kẻ trộm thời gian thứ hai: 1.001 công việc lặt vặt. Bạn thật sự muốn hoàn tất thủ tục hoàn thuế của mình - một công việc quan trọng nhưng cũng rất khó chịu. Trong khi đó, bạn còn muốn kiểm tra thư, hẹn với bác sĩ, thu xếp đi xem buổi hòa nhạc mà bạn luôn mong chờ... và thế là nửa ngày đã trôi qua.

Lời khuyên:

Hãy thỏa thuận với bản thân là bạn sẽ dành một tiếng đồng hồ để giải quyết thủ tục hoàn thuế và chỉ đến khi xong việc này thì mới nghĩ đến việc khác. Đây là khoảng thời gian mà bạn hoàn toàn có thể quản lý được và nó sẽ không khiến bạn cảm thấy quá ngột ngạt. Sau một tiếng đồng hồ, bạn sẽ phát hiện rằng vì quá mê mải việc giải quyết thủ tục kia nên những công việc lặt vặt còn lại không còn mê hoặc được bạn nữa.

Kẻ trộm thời gian thứ ba: Nỗi bất an mơ hồ. Cảm giác bất an mơ hồ có thể trở thành nguyên nhân khiến bạn biến một ngày của mình thành một ngày đầy bất an. Bước đầu tiên để giải thoát bản thân khỏi “kẻ trộm” này là hãy xác định cảm giác bất an trong con người mình xuất phát từ đâu. Cái đầu? Trái tim? Dạ dày? Lưng? Việc này sẽ giúp bạn xác định được bước thứ hai.

Nếu cảm giác bất an xuất phát từ cái đầu thì vấn đề chính yếu sẽ liên quan đến sự thiếu tự tin: sợ hãi, nỗi lo lắng về tương lai, vấn đề tiền bạc.

Lời khuyên:

Bạn không thể giải quyết các vấn đề này bằng tiền hoặc các chính sách bảo hiểm được. Hãy bắt đầu nhìn nhận theo một hướng khác và đừng cố gắng để có được cảm giác an toàn; thay vào đó, hãy tìm kiếm hạnh phúc và sự thỏa mãn.

Nếu nỗi bất an mơ hồ xuất phát từ trái tim, vấn đề chính sẽ liên quan đến các vấn đề về xã hội: thiếu sự công nhận, ghen tị với người khác, thất bại, cảm giác thừa thãi.

Lời khuyên:

Hãy xây dựng và duy trì các mối quan hệ thật sự sâu sắc với một vài người. Khi đó, nhu cầu được đón nhận, được tán thưởng hay phải thành công trong công việc của bạn sẽ không còn nữa.

Nếu bạn cảm thấy nỗi bất an xuất phát từ dạ dày, vấn đề chính sẽ liên quan đến những phiền toái không mong đợi hoặc những nỗi lo lắng, giận dữ về việc thiếu sức mạnh, sự bất công, mâu thuẫn, môi trường làm việc không đảm bảo chất lượng.

Lời khuyên:

Hãy thể hiện sự bực bội của bạn ra ngoài, đập bàn, nói lớn tiếng, nhưng chỉ trong một thời gian ngắn. Sau đó, bạn có thể cố gắng nhìn thấy mặt hài hước của nó. Hãy vượt lên các vấn đề đó và tự nhủ rằng: “Sự bực tức chỉ làm phí thời gian”.

Nếu nỗi bất an xuất phát từ lưng, vấn đề chính sẽ liên quan đến những gánh nặng liên tục tiếp diễn: Sự căng thẳng quá mức, nhu cầu hài hòa không được đáp ứng, những vấn đề vướng mắc trong mối quan hệ với gia đình.

Lời khuyên:

Hãy tin tưởng rằng chỉ cần sự hiện diện của bạn cũng đã có sức ảnh hưởng, không nhất thiết bạn phải có một hành động cụ thể nào. Hãy thử điều này! Hãy đến dự các cuộc họp mà không cần chuẩn bị trước. Hãy thừa nhận một cách cởi mở với mọi người là bạn kiệt sức đến mức nào.

Kẻ trộm thời gian thứ tư: Làm việc không đúng cách. Dù bạn đã từng tham dự một khóa huấn luyện chuyên môn hoàn chỉnh thì cũng không ai có thể chỉ dạy cho bạn cách thực hành nghề nghiệp của mình ra sao trong thực tế. Đối với những người quen làm việc độc lập thì làm việc theo nhóm, họp hành hoặc phải xem xét đến ý kiến của các đồng nghiệp khác có vẻ là một sự lãng phí thời gian. Trong khi đó, những người thích làm việc theo nhóm nếu phải làm việc ở nhà, họ thường chờ đợi trong vô vọng để có được một ý tưởng đáng giá, đồng thời họ cũng lãng phí rất nhiều thời gian cho cảm giác thất vọng chán chường.

Lời khuyên:

Hãy tìm hiểu xem liệu bạn có thể hoàn tất cùng một công việc bằng nhiều cách thức hay không. Hãy sắp xếp với sếp của bạn để thử nghiệm chuyển từ công việc văn phòng ra làm việc bên ngoài, từ làm ở văn phòng sang làm việc ở nhà, từ làm việc với một hợp đồng cố định sang hình thức cộng tác tự do (hoặc ngược lại).

Kẻ trộm thời gian thứ năm: Chọn lầm nghề. Nếu bạn tiếp tục làm công việc không phù hợp với mình chỉ vì sợ bị thất nghiệp thì sớm muộn gì bạn cũng sẽ ngã bệnh, về tâm lý hoặc về thể chất. Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự căng thẳng và các vấn đề về thời gian là người ta đang làm sai nghề và không thể tận dụng những điểm mạnh của mình.

Lời khuyên: Hãy suy nghĩ kỹ và thành thật tự vấn bản thân xem đâu là rủi ro lớn hơn: bị mất việc hay bị căng thẳng và suy nhược trong suốt phần đời còn lại của bạn. Hãy can đảm để thay đổi, ngay cả khi bạn đang có cơ hội thăng tiến trong công việc cũ. Thị trường việc làm ngày càng trở nên năng động hơn và ngày càng có nhiều công ty cho bạn lựa chọn hơn.

Hãy đánh bại bệnh vội vàng

Nhà nghiên cứu thời gian Karl-Heinz Geißler không thích thuật ngữ “giảm tốc” vì việc thỉnh thoảng tăng tốc không có vấn đề gì cả. Thay đổi nhịp độ làm cho cuộc sống thú vị và tâm trí tỉnh táo. Vấn đề chỉ phát sinh khi nhịp điệu nhanh trở thành một điều kiện vĩnh viễn, tức là khi sự vội vàng trở thành thói quen. Do đó Geißler khuyên chúng ta đừng vội vàng.

Viện nghiên cứu EMNID đã tiến hành phỏng vấn trên 500 viên chức để cung cấp tư liệu cho chúng tôi. Khi được hỏi: “Điều gì khiến bạn cảm thấy căng thẳng nhất khi làm việc?”, câu trả lời phổ biến nhất chính là áp lực thời gian. Trên 45% những người được hỏi cho biết rằng họ bị yêu cầu phải làm nhiều hơn trong khi thời gian thực hiện những việc đó ngày càng ít đi. Điều này cho thấy thời gian càng ngày càng trở thành nguồn tài nguyên eo hẹp nhất của chúng ta. Nhiều nghiên cứu khác cũng đã góp phần khẳng định kết quả này. Đến 80% số người được phỏng vấn muốn giảm thiểu áp lực về thời gian trong công việc của họ. Dưới đây là ba giải pháp để giúp bạn đương đầu với áp lực thời gian.

Hãy làm việc mà không nhìn đồng hồ. Hãy tháo đồng hồ đeo tay của bạn ra. Hãy làm việc như một đứa trẻ: hãy để người khác nhắc nhở bạn về những cuộc hẹn. Hãy vu vơ nhìn ra cửa sổ vào những lúc bạn rảnh rỗi. Việc định hướng bản thân bằng cách lắng nghe tiếng chuông của chùa chiền, nhà thờ cũng có tác dụng chữa trị cho tâm hồn bạn. Trong những khoảng thời gian giữa các hồi chuông, hãy thư thả sống mà không cần bất cứ thiết bị đo lường thời gian cụ thể nào. Nếu không sống gần những nơi có tiếng chuông, bạn có thể đặt một chiếc đồng hồ quả lắc cũ có chuông ở phòng bên cạnh.

Hãy nghĩ thời gian như một khu vườn. Chúng ta dùng hình tượng không gian khi nói về thời gian. Trong những cách diễn đạt này, thời gian được đề cập ở vai trò chủ động còn chúng ta là đối tượng bị động: “Tôi đang chịu nhiều áp lực”; “Áp lực thời gian đang đè nặng trên vai tôi” hoặc “Kỳ hạn đã lù lù xuất hiện sau lưng tôi rồi”. Hãy thay đổi biểu tượng của thời gian từ trong nội tâm bạn: Hãy tưởng tượng rằng thời gian như một khu vườn đang trải dài trước mắt bạn. Trong khu vườn này, bạn có thể đi nhanh hay chậm tùy ý, chạy vòng tròn, đi theo đường khác hoặc đơn giản là nghỉ ngơi. Hình tượng mới sẽ cho phép tiềm thức của bạn thay đổi góc nhìn: Bạn không còn bị thời gian chế ngự nữa mà thay vào đó, bạn tự quyết định việc phân chia thời gian của mình.

Hãy tìm ra nhịp điệu riêng của bạn. Hãy dành thời gian để thực hiện bài kiểm tra nhỏ sau đây: Ngồi ngả lưng ra ghế và thư giãn. Nhìn vào đồng hồ, rồi nhắm mắt lại và không làm gì cả trong vòng năm phút. Trong suốt thời gian này, hãy suy ngẫm về sự thật rằng bạn đang sống và đang trải nghiệm sự yên bình trong vòng năm phút mà không ai có thể tước mất của bạn. Khi cho rằng năm phút ấy đã trôi qua, hãy mở mắt ra và nhìn vào đồng hồ.

Bây giờ, hãy đánh giá “nhịp thời gian” của bạn nhanh hay chậm: Nếu khoảng thời gian bạn nhắm mắt ít hơn bốn phút rưỡi, điều này có nghĩa là chiếc đồng hồ trong nội tâm của bạn chạy quá nhanh. Bạn có khuynh hướng đánh giá thấp các khoảng thời gian và dồn quá nhiều công việc vào một ngày. Hãy cho phép bản thân cảm nhận thời gian một cách chậm rãi hơn. Hãy nới lỏng cách tính toán của mình để mang đến cho bản thân nhiều thời gian hơn.

Nếu bạn nhắm mắt nhiều hơn năm phút rưỡi, nghĩa là đồng hồ của bạn chạy chậm hơn đồng hồ bên ngoài. Bạn có khuynh hướng dự trữ thời gian như một công cụ an toàn. Nhưng lúc này, bạn đang đánh giá thấp bản thân và coi thời gian như một điều tất yếu không thể thay đổi được. Hãy chuyển từ vị thế “nạn nhân” sang vị thế của “người chủ động”. Hãy tin tưởng bản thân để có thể đảm nhận được nhiều việc hơn. Bạn sẽ kinh ngạc khi nhận ra nguồn năng lượng dự trữ trong người mình.

Hãy tận hưởng thời gian ngay bây giờ

Ngày hôm qua đã là quá khứ, ngày mai vẫn còn là điều bí ẩn, cuộc sống chính là hôm nay! Đừng dành quá nhiều thời gian để suy ngẫm về quá khứ và mộng tưởng về tương lai. Hãy đơn giản hóa cách trải nghiệm thời gian của bạn bằng cách tập trung vào hiện tại. Sau đây là một vài gợi ý giúp bạn thoát khỏi những nỗi lo lắng có thể khiến bạn phát bệnh.

Hãy nhìn ngắm mọi thứ lâu hơn. Lúc đi bộ hoặc lái xe, chúng ta thường chỉ dành một khoảng thời gian rất ngắn ngủi để nhìn thoáng qua những sự vật hoặc cảnh quan trong cuộc sống hằng ngày. Một ngày thường trôi qua rất nhanh trong khi chúng ta không hề nhận biết về điều đó. Các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng trong năm mươi năm qua, thời gian trung bình mà chúng ta dành để ngắm nhìn mọi vật xung quanh đã luôn giảm đều. Chúng ta thường nói cuộc sống ngày càng trôi qua nhanh hơn, nhưng thật ra đó là vì chúng ta ngày càng dành ít thời gian để quan tâm đến nó.

Lời khuyên:

Hãy cố gắng nhìn những sự vật hoặc hiện tượng xung quanh trong ít nhất năm giây. Bạn có thể thực hành việc này khi đang đi dạo, trong cuộc họp hoặc trong thời gian chờ. Khi làm vậy, bạn sẽ cảm nhận được độ dài của năm giây đồng hồ. Không những thế, các nhà nghiên cứu nói trên cũng phát hiện rằng việc dành thêm một khoảng thời gian ngắn như vậy để nhìn ngắm xung quanh sẽ giúp làm tăng đáng kể cảm giác vui vẻ và chất lượng cuộc sống của bạn.

Hãy gọi tên mọi vật. Khi đi dạo, bạn hãy làm một điều khiến bạn cảm thấy mình hơi điên: Hãy gọi to tên của những thứ mà bạn nhìn thấy - chim sáo, mây, cây bồ công anh, viên sỏi… Trẻ con làm điều này khi chúng học nói. Bằng cách này, bạn sẽ kích hoạt cả hai bán cầu não và ghi nhớ các khái niệm ấy trong tâm trí. Nếu bạn làm việc này khi đã trưởng thành, nó giúp bạn nhận biết rõ hơn về hiện tại và cảm giác hối hả sẽ giảm đáng kể.

Hãy sống chậm. Hầu hết mọi người đều làm những công việc nhàm chán của mình một cách nhanh chóng và cẩu thả để tiết kiệm thời gian. Nhưng cách làm này chỉ khiến bạn cảm thấy khó chịu hơn khi làm những công việc đó.

Lời khuyên:

Hãy làm theo cách khác. Bạn nên thực hiện những công việc lặp đi lặp lại một cách từ tốn và tận hưởng chúng. Ví dụ, hãy điền thông tin vào giấy chuyển khoản ngân hàng thật chậm rãi và viết chữ thật đẹp. Bạn sẽ phát hiện ra rằng những công việc chán ngấy cũng có thể trở thành những bài tập mang lại sự tỉnh táo. Điều này sẽ giúp cho cuộc sống của bạn trở nên giàu có hơn và bạn chỉ mất một khoảng thời gian ngắn để hoàn thành công việc nhàm chán đó.

Hãy hít thở thật sâu. Hít thở sâu một cách có ý thức là dạng cơ bản nhất của thiền. Trong những tình huống căng thẳng, nó sẽ giúp bạn từ bỏ suy nghĩ tiêu cực: “Có chuyện gì đó đã xảy ra với tôi” để cảm nhận tích cực: “Tuyệt thật, tôi đang sống!”.

Hãy ăn bằng tay nghịch. Hãy ăn bằng tay trái nếu bạn thuận tay phải và ngược lại. Bạn sẽ ăn chậm hơn, có ý thức hơn và tận hưởng được nhiều hơn bởi khi ấy, bạn chú tâm hoàn toàn vào việc ăn uống để không bị rơi vãi.

Thói trì hoãn gây ra bệnh

Việc trì hoãn các nhiệm vụ khó chịu rồi thực hiện chúng vào phút cuối là một thói quen xấu khá phổ biến. Một nghiên cứu của Đại học Mainz vào mùa xuân năm 2016 cho thấy hành vi trì hoãn trong cuộc sống sẽ tiếp tục lan rộng nếu không được ngăn lại. Những người trẻ tuổi đặc biệt thấy khó vượt qua cảm giác chần chừ, miễn cưỡng khi phải hoàn thành trách nhiệm. Nếu sự tránh né như vậy trở thành thói quen, nó sẽ có ảnh hưởng xấu đến cơ hội nghề nghiệp và cảm giác hài lòng về bản thân của chúng ta. Việc luôn bỏ bê những trách nhiệm khó chịu nhưng cần được hoàn thành sẽ sinh ra nguy cơ trầm cảm, sợ hãi, cô đơn và kiệt sức.

Lời khuyên (khá phổ biến):

Những gì bạn có thể làm hôm nay thì đừng để đến ngày mai. Điều này nói dễ hơn làm nhưng nó đúng là như thế.

Khắc phục thói trì hoãn

Rất khó để ta từ bỏ thói quen “nước đến chân mới nhảy”, bởi hiểu được bản chất của mình để từ đó nắm bắt được các thói quen là việc hết sức khó khăn. Neil Fiore, một chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức công việc, đã nghĩ đến một hình ảnh ẩn dụ rất ấn tượng để minh họa cho sự chần chừ: tấm ván.

Hãy tưởng tượng nhiệm vụ của bạn là đi qua một tấm ván rộng ba tấc và dài chín mét. Tấm ván ấy nằm trên mặt đất. Việc này chẳng có gì là khó khăn, phải vậy không? Bạn hoàn toàn có khả năng để hoàn thành yêu cầu này và chẳng cần lo nghĩ nhiều khi thực hiện. Nhưng nhiệm vụ này có đến ba phiên bản:

Phiên bản thứ nhất: Từ công việc đến thảm họa

Trong phiên bản thứ nhất này, bạn hãy tưởng tượng tấm ván đó được đặt cách mặt đất hơn ba mươi mét và nối liền hai tòa nhà cao tầng với nhau. Bạn phải băng qua nó.

Chỉ cần nhìn cảnh tượng đó thôi thì hàm lượng adrenaline8 trong máu bạn đã tăng cao. Một sai lầm nhỏ (dù khả năng mắc sai lầm của bạn là gần như không có) cũng có thể dẫn đến hậu quả rất tai hại. Bạn thấy cả người mình như bị tê liệt khi phải đối diện với nhiệm vụ ấy. Trên thực tế, chính bạn mới là người đặt tấm ván ở độ cao hơn ba mươi mét. Bạn đã thổi phồng vai trò của một công việc bình thường khi cho rằng mình đang làm việc dưới áp lực nặng nề và mọi lỗi lầm đều có thể gây ra thảm họa.

8. Một loại hoóc-môn trong cơ thể, làm tăng nhịp tim, co mạch, tăng huyết áp, giãn khí quản...

Phiên bản thứ hai: Từ sự điên rồ đến chủ nghĩa anh hùng

Bây giờ, hãy tưởng tượng mọi thứ theo hướng khác đi. Tấm ván vẫn được đặt ở độ cao chóng mặt đó nhưng căn nhà nơi bạn đang đứng bị cháy. Bạn chỉ có thể cứu lấy mình bằng cách băng qua tấm ván càng nhanh càng tốt. Hãy cảm nhận sự khác biệt: Bạn sẽ nhanh chóng tìm ra nhiều giải pháp sáng tạo cùng một lúc. Bạn sẽ ngồi xuống tấm ván và nhích từ từ sang bên kia, hoặc bạn sẽ chạy thật nhanh qua mà không nhìn xuống dưới.

Lại một lần nữa, chính bạn là người châm lửa để căn nhà bốc cháy. Khi trì hoãn công việc, bạn đã tạo ra áp lực cho bản thân mình. Và khi ấy, bạn sẽ xoay xở làm việc trong sự căng thẳng, sợ hãi và run rẩy. Nhưng đồng thời, bạn cũng cảm thấy thỏa mãn vô cùng bởi bạn phát hiện ra rằng bằng sự tự chủ tuyệt vời của mình, bạn đã giành thế chủ động trước thử thách to lớn ấy. Nếu bạn chỉ đơn thuần đi băng qua tấm ván nằm trên mặt đất, bạn sẽ chẳng bao giờ cảm thấy mình là anh hùng cả.

Đó là lý do bạn sẽ tiếp tục làm theo cách cũ (bất luận bạn có chủ ý làm vậy hay không). Bạn vẫn tiếp tục ở trong cái vòng lẩn quẩn của sự chần chừ. Bạn sẽ tự gia tăng tầm quan trọng của công việc và tạo áp lực cho bản thân.

Phiên bản thứ ba: Con đường thoát khỏi vòng lẩn quẩn

Tấm ván vẫn được đặt ở độ cao nguy hiểm như cũ, nhưng căn nhà không bị cháy và có một tấm lưới an toàn bên dưới tấm ván để đỡ bạn nếu bạn rơi xuống. Giờ thì bạn có thể thoải mái thực hiện nhiệm vụ này và thậm chí còn cảm thấy rất hào hứng nữa.

Tấm lưới an toàn này chính là lòng tự trọng của bạn. Nó là cách tốt nhất để bạn chống lại chiến thuật trì hoãn khiến cho căn nhà bốc cháy.

Làm thế nào để giải thoát bản thân khỏi sự chần chừ

Hãy tránh phát biểu những câu có dạng “Tôi phải…”. Đừng bao giờ nói như thế với bản thân, bất kể là nói thành tiếng hay chỉ nhủ thầm. Khi bạn nói “Tôi phải...”, não của bạn phải nhận hai nhiệm vụ mâu thuẫn nhau: vừa phải chuẩn bị năng lượng để bạn thực hiện công việc ấy, vừa phải bảo vệ bạn trước nguy cơ thất bại. Cơ thể bạn chuẩn bị để vừa hành động vừa trốn chạy - hai nguồn năng lượng trái ngược nhau và khiến bạn lúng túng.

Lời khuyên:

Hãy nói “Tôi sẽ...” hoặc “Tôi có thể...”; và bạn phải thật lòng nghĩ như thế. Hãy nói thật to với bản thân và với mọi người. Đừng lo nghĩ về cảnh tượng mình thất bại. Thay vào đó, hãy tưởng tượng mình hoàn toàn làm chủ công việc và hoàn tất nó một cách suôn sẻ.

Tập trung vào khởi điểm. Miễn là tâm trí bạn biết bạn đang thực hiện công việc mà bạn đã nhận trách nhiệm để làm thì bạn có thể không cần nghĩ đến mục tiêu trong quá trình làm việc nữa. Có thể điều này nghe thật lạ đối với những người chú trọng mục tiêu, nhưng bạn hãy tập trung vào sự khởi đầu, vào bước đầu tiên. Hãy để bản thân được đắm chìm vào quá trình thực hiện công việc chứ đừng bị ám ảnh bởi kết quả cuối cùng. Hãy nuôi dưỡng tình yêu đối với hành trình chứ không chỉ đối với đích đến.

Tận hưởng niềm vui nhiều hơn. Nhiều người thường tự ngược đãi bản thân khi sống dưới áp lực thời gian. Họ xóa hết các trò chơi trên máy vi tính, không đi dạo và không chơi đùa với các con vào buổi tối. Thế là cuộc sống của họ buồn tẻ hơn và dần bị mất cân bằng. Kết quả là năng lực làm việc của họ ngày càng giảm sút.

Lời khuyên:

Hãy vượt ra khỏi khuôn mẫu này bằng cách thư giãn nhiều hơn mỗi khi bạn cảm thấy căng thẳng. Hãy xác định khoảng thời gian dành cho việc này, chẳng hạn như nửa tiếng để đi dạo, mười phút để chơi game trên máy tính. Khi giải trí một cách lành mạnh, đầu óc bạn sẽ sáng tạo hơn và tâm lý sẽ thoải mái hơn. Điều này sẽ mang đến cho bạn sức mạnh để làm việc hiệu quả hơn sau đó. Ngoài ra, nó còn giúp bạn giảm thiểu các chứng rối loạn có liên quan đến sự căng thẳng.

Diễn giải nỗi sợ của bạn một cách đúng đắn. Khi bắt đầu một dự án lớn, chúng ta thường cảm thấy lo lắng và bồn chồn vì độ cao khủng khiếp của mục tiêu đặt ra. Thế là nhiều người trong chúng ta đã bỏ cuộc.

Lời khuyên:

Sẽ hữu ích nếu bạn biết nỗi sợ đó là hoàn toàn tự nhiên và bạn không cần phải đầu hàng trước nó. Trên thực tế, nỗi sợ này giúp bạn biết phân chia đoạn đường dài ra thành nhiều chặng nhỏ để dễ xoay xở hơn.

Hãy làm việc với cuốn lịch ngược. Hãy ghi kỳ hạn hoàn thành của dự án mà bạn đang thực hiện vào dòng đầu tiên của một mảnh giấy. Sau đó trên mỗi dòng, hãy tính lùi về hiện tại. Dĩ nhiên, bạn cũng có thể sử dụng cuốn lịch bình thường nhưng nó sẽ khiến bạn đi ngược lại dòng chảy tâm lý của mình. Tiềm thức của bạn phát triển một ác cảm tự nhiên đối với việc làm như thế. Hãy sử dụng cuốn lịch ngược nếu bạn cảm thấy bị quá tải.

Hợp tác với nỗi lo lắng. Cảm giác lo lắng sẽ khiến ta giảm tốc độ và đánh mất sự hăng hái. Thông thường, mỗi khi lo lắng, chúng ta chỉ nghĩ đến những rắc rối có thể xảy đến (“Thật tai hại nếu tôi lại hoàn thành trễ hạn!”) và dừng lại ở đó. Mức độ lo lắng này cũng đã đủ để bạn biết mà tránh khỏi nguy hiểm. Tuy nhiên, bạn còn có thể nghĩ xa hơn nữa - đó chính là cách hợp tác với nỗi lo lắng!

Lời khuyên:

Hãy nghĩ đến một kịch bản xấu nhất có thể xảy ra nếu bạn hoàn thành trễ hạn (“Tôi sẽ bị mất việc”), nhưng đừng dừng lại ở đó. Hãy tiếp tục suy nghĩ xa hơn: Tôi sẽ làm gì nếu việc đó xảy ra? (“Tôi sẽ thở phào nhẹ nhõm” hoặc “Cuối cùng tôi cũng có thời gian đi học thêm kỹ năng và tìm công việc mới”).

Nếu kiên trì thực hiện những điều này, bạn sẽ có ưu thế hơn so với những người sợ thất bại vì bạn biết rõ mình có sức mạnh để đương đầu với mọi tình huống. Bạn sẽ tự tin vượt qua được tấm ván bắc ngang vực sâu.

Kiên trì phân công công việc

Phân công công việc cho người khác đứng hàng đầu trong danh sách các hoạt động giúp tiết kiệm thời gian. Nhiều người cho rằng việc phân công chỉ dành cho các nhà quản lý, nhưng những người làm việc độc lập - từ doanh nhân, doanh nghiệp một thành viên, các bà nội trợ cho đến các nhân viên có cấp bậc thấp nhất trong công ty - cũng có thể được hưởng lợi từ việc phân công. Có ít nhất năm lý do bạn nên phân công công việc cho người khác:

1. Việc phân công công việc nơi công sở giúp phát triển kỹ năng, óc sáng tạo và năng lực của nhân viên và các đồng nghiệp của bạn.

2. Việc phân công công việc trong gia đình hỗ trợ và phát triển sự tự tin ở con trẻ.

3. Phân công nghĩa là tin tưởng người khác. Chính vì thế, nó sẽ mang đến cho họ sự tự tin.

4. Việc phân công đòi hỏi bạn phải hợp tác với những người xung quanh. Vậy nên nó giúp bạn phát triển các kỹ năng về quan hệ xã hội.

5. Phân công công việc sẽ giúp bạn đơn giản hóa cuộc sống của mình và tập trung vào các công việc trọng yếu.

Để phân công công việc hiệu quả hơn, bạn cần hiểu và chú ý các nguyên tắc cơ bản sau:

Chuyển giao trách nhiệm. Đồng nghiệp và con cái của bạn thường sẽ phản ứng tích cực khi được trao trách nhiệm. Do đó bạn đừng quy định quá chi tiết các bước thực hiện khi giao trách nhiệm cho người khác. Ví dụ, nếu giao nhiệm vụ đi chợ cho con của mình, bạn hãy lên một danh sách những thứ bạn cần mua nhưng vẫn cho phép con bạn có thể tự quyết định (“Một ít trái cây ngon”, “Loại xúc xích mà con thích nhất”). Nếu không hoàn toàn hài lòng với lựa chọn của con, bạn cũng đừng nói gì. Hãy cho con bạn một khoảng giới hạn để tập tự chịu trách nhiệm (“Đừng tiêu quá 10 đô-la”).

Phân công thử thách. Đừng giao công việc với suy nghĩ “Tôi phải thoát khỏi công việc chán chường này bằng mọi giá”. Thay vào đó, hãy nhấn mạnh khía cạnh hấp dẫn của công việc ấy. Chẳng hạn, cũng với chuyện đi chợ như đã đề cập ở trên, bạn có thể nói: “Mẹ muốn xem con có thể tận dụng cơ hội đặc biệt này hay không”.

Đặt các mục tiêu từng phần cho những trách nhiệm quy mô lớn. Bàn giao các trách nhiệm trung hạn và dài hạn là việc rất quan trọng. Hãy giao cho người nhận nhiệm vụ các mục tiêu từng phần hợp lý và thường xuyên kiểm tra để đảm bảo rằng người đó không bị quá tải. Ví dụ, kho lưu trữ tài liệu cần được sắp xếp và thời gian để hoàn thành việc này là khoảng sáu ngày. Vào cuối ngày thứ hai, bạn hãy kiểm tra xem người được giao nhiệm vụ đã hoàn thành được một phần ba khối lượng công việc hay chưa. Nếu chưa, hãy động viên họ. Không nên đợi đến ngày thứ sáu rồi mới hỏi người ta là mọi việc đã xong chưa (trong khi bạn đã thầm đoán là họ chưa làm xong).

Hãy phân công công việc theo từng ngày, càng thường xuyên càng tốt. Đừng chỉ phân công công việc cho nhân viên hoặc các thành viên trong gia đình mình. Hãy bắt đầu áp dụng phương pháp này với các phòng ban khác và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài (dịch vụ đánh máy thuê, dịch vụ làm vườn...).

Hãy phân công cả trong cuộc sống riêng tư của bạn nữa

Thời gian ở nhà của chúng ta mới quý giá làm sao: ở bên cạnh con cái, người thân, tập thể dục, thiền định, cải thiện bản thân và nhiều hoạt động vô giá khác. Thế nhưng ta lại thường dành phần lớn thời gian quý giá đó để đi chợ, làm việc nhà, dọn dẹp và sửa chữa đồ đạc. Hãy học hỏi các thương gia thành đạt và ứng dụng các thói quen của họ vào cuộc sống cá nhân của bạn.

Hãy thuê một người giúp việc. Thoạt tiên, điều này nghe có vẻ thật hợm hĩnh. Nhưng hãy tính toán kỹ lưỡng xem bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nếu có người đi chợ và làm giùm mình nhiều công việc khác như trả sách ở thư viện, mang thư và bưu phẩm đến bưu điện, đem xe đến ga-ra, mang quần áo đến tiệm giặt ủi… Bạn có thể ghi danh sách những thứ mình cần mua và đưa cho người giúp việc để họ hoàn tất công việc mua sắm.

Sử dụng dịch vụ giao hàng tận nhà. Ngày nay bạn gần như có thể mua mọi thứ qua hình thức đặt hàng giao tận nhà. Một số phần mềm mua sắm thông minh giúp quá trình mua hàng trở nên đơn giản hơn bằng cách ghi nhớ các tùy chọn yêu thích của bạn từ lần mua sắm trước, nhờ đó bạn chỉ việc nhập số lượng sản phẩm muốn mua là được. Bạn cũng có thể chọn thời gian và địa điểm giao hàng sao cho thuận tiện nhất. Một ưu điểm khác của hình thức mua sắm này là bạn không cần phải đi nhiều nơi mà vẫn có thể mua hàng ở mọi miền đất nước (và cả nước ngoài!).

Tránh bị quấy rầy

Đây là một vấn đề thường xảy ra ở cả nơi công sở lẫn nhà riêng của bạn: Bạn đang tập trung làm việc thì bị quấy rầy. Người quấy rầy có thể là một đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới, khách hàng, một vị khách, vợ/chồng hoặc con cái của bạn.

Bạn có thể tránh được sự quấy rầy này nếu áp dụng những phương pháp sau đây. Điều đặc biệt là việc áp dụng những phương pháp này không khiến bạn làm mất lòng người khác.

Phương pháp giúp các nhà quản lý tránh bị quấy rầy

Hãy đóng cửa phòng. Ngày nay, việc các nhà quản lý phải luôn mở cửa văn phòng không còn được coi là dấu hiệu tuyệt đối của các mối quan hệ tích cực nữa. Các nhà quản lý hiện nay suy nghĩ thoáng hơn nhiều: Cánh cửa có thể được đóng lại khi họ cần giải quyết các vấn đề quan trọng, khi lên kế hoạch hoặc khi cân nhắc các quyết định then chốt. Cánh cửa chỉ được mở ra khi sự chen ngang không gây ra phiền toái nào. Tại nhiều công ty Mỹ, các nhà quản lý khép hờ cửa phòng, một là để tránh bị quấy rầy và hai là để các nhân viên biết có thể nói chuyện với họ về những vấn đề thật sự quan trọng.

“Thời gian đóng cửa”: Hãy thông báo cho nhân viên của bạn về những khoảng thời gian bạn không muốn bị làm phiền trong ngày. Quy định này có thể áp dụng đối với những vị khách từ bên ngoài. Hãy yêu cầu thư ký hoặc nhân viên trực tổng đài của công ty đảm bảo việc đó cho bạn. Không sắp xếp bất kỳ cuộc hẹn nào và cũng không nối máy bất kỳ cuộc gọi nào trong “thời gian đóng cửa”. Nếu bạn làm việc một mình, hãy để điện thoại ở chế độ trả lời tự động trong suốt khoảng thời gian đó.

“Thời gian mở cửa”: Bạn cũng nên xác định thời điểm mà các nhân viên có thể nói chuyện với bạn trong ngày. Hãy tuân thủ các quy ước về những khoảng thời gian này để nhân viên của bạn quen với nếp làm việc mới.

Nói thật thì... Nếu bạn thấy mình không thể tập trung xử lý công việc ở công ty thì hãy làm việc ở một nhà nghỉ trên núi hoặc một khu nghỉ dưỡng để phát triển hướng đi mới cho tương lai của công ty! Một nhà quản lý giỏi có thể rời công ty trong vòng hai tuần mà công việc vẫn được giải quyết ổn thỏa, vì nhân viên của họ có khả năng chủ động giải quyết vấn đề.

Phương pháp giúp nhân viên tránh bị sếp quấy rầy

Nhiều nhà quản lý vẫn kỳ vọng nhân viên bỏ hết những việc đang làm để đáp ứng yêu cầu tức thời nào đó của họ. Trong nhiều trường hợp, nhân viên còn phải chờ cho đến khi sếp nói xong cuộc điện thoại hay tạm biệt một vị khách. Nếu bạn là nhân viên rơi vào tình huống này, các biện pháp sau đây có thể sẽ hữu ích cho bạn.

Hãy mang theo công việc của bạn. Hãy mang theo các giấy tờ mà bạn có thể giải quyết trong khi chờ đợi sếp của mình. Bằng cách này, bạn có thể tận dụng được thời gian một cách tốt nhất, đồng thời tạo được ấn tượng tích cực với sếp.

Lên kế hoạch trước. Hãy tiên liệu sự việc thay vì đợi đến khi nó xảy ra rồi mới tìm cách giải quyết. Với những dự án quan trọng, đừng đợi đến khi sếp gọi đến bạn. Hãy nắm thế chủ động và đề nghị mở cuộc họp vào thời điểm thuận lợi. Khi đó, bạn sẽ có thời gian để chuẩn bị, đồng thời tiết kiệm được thời gian cho cả hai bên.

Nói thật thì... Hãy suy nghĩ thật cẩn thận xem sếp của bạn có phải là người thích quấy rầy người khác hay không. Nếu sếp là người ngăn nắp, làm việc có mục tiêu rõ ràng, biết sắp xếp các ưu tiên và chỉ làm phiền bạn khi thật sự cần thiết thì chắc chắn anh ấy không phải là người thích lấy thời gian của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn coi việc sếp xuất hiện như một sự phiền toái thì có thể nó bắt nguồn từ nguyên nhân nào đó. Hãy cố gắng tìm hiểu lý do thật sự. Có thể bạn cần phải thay đổi công việc hoặc thể hiện sự tự tin của mình khi đối mặt với sếp.

Phương pháp giúp tránh sự quấy rầy giữa các đồng nghiệp với nhau

Hãy khéo léo trong cách ứng xử. Hãy cố gắng hiểu nhau và thường xuyên giao tiếp với nhau vào những thời điểm được sắp xếp trước. Hãy giải thích với các đồng nghiệp về những khoảng thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Hãy treo một biển ghi chú trước cửa phòng của mình: “Vui lòng không làm phiền từ hai giờ đến bốn giờ chiều”. Hãy thỏa thuận với các đồng nghiệp của bạn về một thời điểm cố định mỗi ngày hoặc mỗi tuần được dùng để giải quyết các vấn đề chung liên quan đến công việc.

Hãy làm gương. Bất kể bạn làm gì chăng nữa thì cũng đừng làm gián đoạn công việc của các đồng nghiệp khác bằng cách đường đột xuất hiện trước họ. Hãy gọi điện trước để cả hai sắp xếp thời gian với nhau. Bằng cách này, bạn có thể làm chậm lại xu hướng “vội vã trong mọi tình huống” nơi công sở hiện nay.

Hãy rõ ràng và cứng rắn. Nếu một đồng nghiệp lắm chuyện đang đứng trước cửa phòng bạn, hãy chỉ quay đầu về phía người đó và nói một cách thân thiện nhưng dứt khoát: “Tôi đang cần phải giải quyết một vấn đề quan trọng trong ngày hôm nay. Chỉ như thế thì tôi mới có thể yên tâm được. Mong anh/chị hiểu cho và xin cảm ơn”. Hãy nở nụ cười thân thiện, gật đầu rồi quay trở về công việc của mình ngay lập tức.

Tránh những cuộc tán gẫu lê thê. Hãy nuôi dưỡng các mối quan hệ xã hội của bạn vào buổi sáng, giờ ăn trưa và vào cuối ngày bằng những cuộc tán gẫu ngắn có giới hạn thời gian rõ ràng. Bằng cách này, bạn thể hiện rằng mình sẵn lòng hòa nhập với các đồng nghiệp và tôn trọng họ. Vì muốn kết nối tình cảm đồng nghiệp trong công ty nên nhiều người đã trở thành kẻ quấy rầy trong mắt người khác. Năm phút mỗi ngày là đủ cho mục đích này.

Nói thật thì... Hãy suy nghĩ cẩn thận xem vai trò của bạn trong các cuộc quấy rầy lớn đến mức nào. Bạn có thích tán gẫu lê thê không? Bạn có lo ngại rằng việc dựng nên ranh giới sẽ làm xúc phạm đến đồng nghiệp và bạn sẽ bị cho ra rìa không? Có phải là do công việc của bạn hoặc quá nhiều, hoặc quá nhàm chán nên bạn đã vô tình tiếp tay cho những hành động quấy rầy đó không?

Phương pháp giúp nhân viên văn phòng tránh tự quấy rầy bản thân

Công việc càng phức tạp, chán chường và nhạt nhẽo bao nhiêu thì bạn càng có khuynh hướng tránh né chúng bằng cách quấy nhiễu bản thân mình bấy nhiêu. Nhưng sớm muộn gì thì bạn cũng phải đương đầu với chúng và phải trả giá cho sự phiền nhiễu mà mình tự tạo ra: Bạn phải làm việc dưới áp lực lớn, không ngừng cảm thấy bất hạnh và không đạt được kết quả tốt nhất. Dưới đây là các dạng tự quấy rầy thường gặp nhất nơi công sở và cách thức để chống lại chúng.

Tách biệt công việc với đời sống riêng tư. Vấn đề: Bạn thích đến chỗ các đồng nghiệp để nói chuyện riêng (“Bà Smith đang gặp vấn đề với con trai của bà ấy”).

Giải pháp: Hãy gặp gỡ và trò chuyện với nhau ngoài giờ làm việc, chẳng hạn như vào giờ ăn trưa.

Hãy ở yên tại vị trí làm việc của bạn. Vấn đề: Bạn thích đến các phòng ban khác hoặc chi nhánh khác của công ty, ngay cả khi không cần thiết hoặc khi vấn đề có thể được giải quyết qua điện thoại.

Giải pháp: Trong vòng hai tuần, hãy cố gắng giải quyết mọi vấn đề nảy sinh qua điện thoại. Hãy xem điện thoại là “công cụ tiết kiệm thời gian đi lại”.

Tránh “ùn tắc”. Vấn đề: Bạn thường sử dụng máy photocopy hoặc các thiết bị chung khác khi mọi người đều có nhu cầu sử dụng chúng (“Tôi phải xếp hàng chờ rất lâu”).

Giải pháp: Hãy sử dụng máy vào giờ thấp điểm và photocopy nhiều giấy tờ cùng lúc. Bạn cũng có thể phân chia công việc ấy cho người khác. Bên cạnh đó, hãy xem xét tận dụng hiệu quả của công nghệ kỹ thuật số: Bạn có thể gửi tài liệu đó dưới dạng tập tin điện tử hoặc gửi qua e-mail hay không?

Hạn chế các cuộc họp. Vấn đề: Các cuộc thảo luận và những buổi họp cứ kéo dài lê thê (“Chúng ta nên hiểu nhau nhiều hơn và giữ liên lạc với nhau”).

Giải pháp: Hãy chỉ mời những nhân viên thật sự có liên quan đến dự án tham dự các cuộc họp. Hãy xác định rõ chủ đề của buổi họp và đề ra giới hạn thời gian. Nếu không phải là người tổ chức cuộc họp, bạn cũng có thể đề ra giới hạn cho riêng mình bằng cách nói: “Tôi cần phải đi vào lúc ba giờ chiều”.

Phương pháp giúp những người làm việc ở nhà tránh được sự quấy rầy

Nếu làm việc một mình, bạn có thể tránh được những sự quấy nhiễu nơi công sở. Tuy nhiên, bạn cần phải luôn tạo động lực để tránh tự làm bản thân phân tâm. Sau đây là một số giải pháp dành cho bạn:

Hãy dùng một tập giấy để ghi lại các ý tưởng. Vấn đề: Khi theo đuổi một dự án trong thời gian dài, có thể bạn đột nhiên nghĩ ra nhiều ý tưởng mới cho các dự án khác.

Giải pháp: Hãy dành một “tập giấy ghi lại dòng chảy ồ ạt của các ý tưởng” hoặc một chiếc máy ghi âm luôn sẵn sàng. Hãy ghi lại các điểm chính của ý tưởng ấy và thời hạn thực hiện. Sau đó, hãy quay trở về công việc hiện tại ngay lập tức.

Treo giải thưởng. Vấn đề: Bạn dành thời gian để chơi điện tử hoặc lướt web nhiều hơn mức cần thiết.

Giải pháp: Hãy xem chơi game và lướt web là phần thưởng dành cho sự nỗ lực kiên trì của bản thân (“Khi làm xong việc này, tôi sẽ cho phép bản thân chơi trò ‘Đảo khỉ’ trên máy tính”). Một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả có thể giữ cho việc truy cập Internet của bạn luôn nằm trong tầm kiểm soát: Cài giờ cho chiếc đồng hồ báo thức để nó nhắc nhở bạn trở về với thực tại sau khoảng thời gian quy định!

Mẹo hay nhất khi bạn bị “bí”. Vấn đề: Bạn phải viết về một chủ đề nào đó nhưng không biết phải bắt đầu như thế nào. Thế là bạn ngồi bất động trước màn hình hoặc tờ giấy trống trơn.

Giải pháp: Thay vì bắt đầu bằng câu đầu tiên, bạn hãy viết câu thứ hai hay thứ ba trước. Ý tưởng cho phần “mở bài” sẽ tự nhiên xuất hiện sau khi bạn hoàn tất phần còn lại của bài viết. Nếu bạn làm việc trên máy tính thì việc chèn thêm câu đầu tiên không phải là vấn đề. Nếu bạn đang dùng giấy bút thì hãy chừa một khoảng trống ở phía trên để tiện cho việc viết thêm vào.

Hãy lấy đà trước khi bắt đầu. Vấn đề: Bạn phải giải quyết một nhiệm vụ mà bạn hoàn toàn không thích làm.

Giải pháp: Hãy tham khảo một mô hình hay dự án tương tự để lấy đà trước khi bắt tay vào việc. Hãy mở một tập tin tương tự để bạn có thể viết đè lên hoặc tìm một văn bản mẫu để bạn có thể học hỏi. Hoặc bạn có thể trò chuyện với người đã từng làm nhiệm vụ đó và để họ truyền cảm hứng cho bạn. Biết đâu bạn sẽ hào hứng bắt tay vào việc với quyết tâm làm tốt hơn thì sao?

Phương pháp giải quyết sự quấy rầy do các vị khách gây ra

Các cuộc trò chuyện với khách thường tốn nhiều thời gian quý giá hơn dự tính. Vấn đề này có thể được ngăn chặn bằng một vài biện pháp đơn giản và hiệu quả.

Vào thẳng vấn đề. Hãy giảm bớt thời gian chào hỏi ban đầu bằng cách dùng những câu nói thân thiện và ngắn gọn. Đừng hướng cuộc trò chuyện sang những chủ đề chung chung hoặc các vấn đề cá nhân. Đừng hỏi: “Dạo này anh thế nào?”, mà hãy bắt đầu bằng một câu hỏi thật thiết thực: “Anh cần gặp tôi có việc gì không?”.

Hãy dùng ngôn ngữ cơ thể. Đừng mời những vị khách “không mời” uống nước. Đừng tỏ vẻ mình thoải mái. Đừng ngồi và ngả người ra ghế; hãy cứ đứng thẳng.

Mẹo với đồng hồ. Ngay từ đầu cuộc gặp, hãy đưa ra một khung thời gian rõ ràng, tùy vào tầm quan trọng của vị khách (“Chúng ta có mười phút/không quá một tiếng đồng hồ, vậy nên hãy đi thẳng vào vấn đề!”). Hãy đảm bảo vị khách đó có thể nhìn thấy chiếc đồng hồ trong phòng bạn từ vị trí ngồi của họ. Cách làm sau cũng đặc biệt hiệu quả: Sau khi đưa ra khung thời gian nhất định, bạn hãy tháo đồng hồ đeo tay của mình ra và đặt nó trước mặt, một cách cởi mở và rõ ràng.

Hãy kết thúc cuộc gặp bằng một lời khen. Hãy để cho vị khách của bạn cảm thấy bạn đánh giá cao anh ta và đối với bạn, sự trân trọng chẳng liên quan gì đến thời gian cả. Vào cuối cuộc gặp gỡ, hãy dùng một số lời khen tặng hợp lý. Điều này sẽ giúp cả hai thoải mái hơn khi chia tay nhau.

Giải quyết các vấn đề ngay lập tức. Nếu có thể, hãy giải quyết vấn đề ngay. Nếu không, hãy giao lại vấn đề đó cho đồng nghiệp hay nhân viên khác hoặc yêu cầu khách hàng viết bản tóm tắt những điều quan trọng nhất.

Các biện pháp phòng tránh. Hãy thỏa thuận trước với đồng nghiệp rằng nếu bạn phải tiếp một vị khách không hẹn trước, đồng nghiệp hoặc thư ký của bạn sẽ gọi cho bạn sau mười lăm phút để bàn về một vấn đề “khẩn cấp” nào đó. Cuộc gọi đó sẽ cho bạn một lý do hợp lý để kết thúc cuộc gặp gỡ.

Ám chỉ sự kết thúc. Hãy đưa ra những dấu hiệu rõ ràng khi bạn muốn kết thúc cuộc gặp gỡ: đóng quyển sổ ghi chép lại, dịch chuyển giấy tờ trên bàn, nghiêng người về phía trước. Hãy tổng kết kết quả của cuộc gặp bằng một câu ngắn gọn: “Tôi nghĩ chúng ta đã tiến thêm một bước. Rất cảm ơn anh đã đến đây!”. Vị khách của bạn sẽ nhận ra những dấu hiệu ấy và đứng lên để chuẩn bị ra về. Hãy đứng lên cùng lúc với anh ta.

Dứt khoát. Nếu cần thiết, hãy kết thúc cuộc gặp bằng cách thể hiện vẻ mặt vui vẻ, vỗ tay và nói: “Tôi nghĩ giờ thì chúng ta đã giải quyết xong mọi việc”. Sau đó, hãy đứng lên một cách dứt khoát.

Tiễn khách. Khách hàng sẽ không đánh giá thấp bạn thông qua thời gian bạn dành cho họ, mà qua ấn tượng cuối cùng bạn tạo ra. Hãy cùng đi với khách đến cửa phòng, đến thang máy hoặc nơi để xe của họ. Bằng cách này, bạn có thể biến cuộc gặp mười phút ngắn ngủi trở thành một trải nghiệm tích cực đối với vị khách ấy.

Hãy lên kế hoạch trước. Nếu cuộc gặp diễn ra lâu hơn dự kiến, hãy yêu cầu vị khách ấy lên kế hoạch cho một cuộc gặp khác để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho họ.

Ngăn chặn cơn lũ thông tin

Càng ngày ta càng dành nhiều thời gian cho các phương tiện thông tin đại chúng. Trong khi đó, dòng chảy của thông tin và các chương trình giải trí không hề chậm lại. Mỗi nền tảng thông tin mới xuất hiện đều hứa hẹn sẽ đơn giản hóa cuộc sống của bạn, nhưng không có bất kỳ phương tiện cũ nào thật sự biến mất cả. Hãy tìm ra con đường đơn giản hóa cho mình bằng những cách làm dưới đây. Hãy chọn ra trong những gợi ý phù hợp nhất với bạn.

Bỏ bớt những thứ “phải đọc”

Đừng đè nặng bản thân bằng những chồng sách báo, tạp chí và các catalog chưa đọc đến. Nếu đó là một lượng sách báo không thể đọc xong trong một tháng thì nó sẽ trở thành một gánh nặng tâm lý. Hãy xem qua tất cả các tờ báo, chỉ giữ lại những tờ hay nhất và bỏ những tờ còn lại. Khi ấy, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hơn.

Đọc tạp chí với một con dao rọc giấy

Khi tìm thấy bài viết cung cấp nhiều thông tin cần thiết, hãy cắt nó ra. Bằng cách này, bạn sẽ không phải giữ lại cả cuốn tạp chí chỉ vì “trong đó có vài thông tin tôi muốn đọc”.

Lời khuyên:

Với một bài viết thú vị, hãy xem xét nó thú vị ở điểm nào (cung cấp thông tin giá trị cho bài thuyết trình tiếp theo của bạn, kiến thức nền tảng cho một chuyến đi, một thành viên gia đình sẽ cần, v.v...). Sau đó hãy lưu trữ nó ở nơi thích hợp càng sớm càng tốt. Nếu không bạn sẽ lại tạo ra một đống tài liệu chất chồng.

Tạo mục lục cá nhân cho sách

Khi tìm thấy điều gì đó thú vị trong một quyển sách, bạn hãy tạo ra phần mục lục của riêng mình bằng cách ghi lại số trang ở mặt trong của bìa sách. Cách làm này sẽ giúp bạn tìm lại “những đoạn hay” ấy dễ dàng hơn, đồng thời việc đọc sách của bạn sẽ trở nên có tổ chức hơn.

Lời khuyên:

Để tiết kiệm thời gian và công sức, bạn có thể sử dụng các nhãn dán màu để làm dấu những chỗ mà có thể bạn sẽ cần tìm lại. Thông thường khi đọc sách, bạn sẽ tìm thấy từ ba đến mười chỗ mà bạn muốn tham khảo lại sau này. Các nhãn dán màu sẽ giúp bạn tìm lại những chỗ đó một cách nhanh chóng. Bạn cũng có thể nhìn qua và biết được rằng mình đã đọc quyển sách này một cách kỹ lưỡng.

Đơn giản hóa việc đọc báo hằng ngày

Đọc hết một tờ báo chi chít chữ vào bữa ăn sáng khiến không ít người nản lòng. Thật sự thì bạn không cần phải đọc hết tờ báo trong một lần! Hãy đọc những bài viết có thông tin hữu ích hoặc khiến bạn cảm thấy hứng thú (ngay cả những tờ nhật báo hay nhất thường cũng chỉ có một vài bài báo thật sự chất lượng). Sau đó, bạn có thể thảo luận bài viết hoặc tin tức đó với bạn bè hoặc đồng nghiệp - và thế là bạn vẫn được xem là một người chăm đọc báo! Việc vội vàng đọc lướt tất cả thông tin cùng một lúc chỉ khiến bạn cảm thấy mơ hồ và không thỏa mãn vì không thật sự nắm rõ thông tin nào cả.

Lời khuyên:

Hãy giao việc đọc báo cho một thành viên khác trong gia đình. Nếu có bài viết nào thật sự thú vị, họ sẽ cho bạn biết. Bạn cũng có thể cập nhật tin tức hằng ngày qua chương trình radio buổi sáng hoặc các bản tin cuối ngày. Vào bữa ăn sáng, bạn chỉ nên đọc những bài viết được chọn lọc và tốt hơn là hãy dành thời gian ấy để trò chuyện với các thành viên trong gia đình. Nếu các cuộc họp là điều thiết yếu đối với cuộc sống công sở thì việc chuyện trò vào bữa ăn sáng cũng đóng vai trò tương tự trong đời sống gia đình của bạn.

Sử dụng một cuốn sổ ghi chú thay vì nhiều mẩu giấy nhỏ

Khi muốn ghi chú điều gì đó, hãy viết nó vào cuốn sổ chuyên dùng để ghi những điều “không được quên”. Việc sử dụng nhiều mảnh giấy nhỏ có khả năng khiến bạn xao nhãng và mất tập trung.

Chữa trị chứng nghiện ti-vi

Việc xem ti-vi không có gì là xấu. Không có phương tiện nào có khả năng tác động đến tất cả các giác quan của ta một cách sâu sắc và đáng nhớ như ti-vi. Một cuộc nghiên cứu được tiến hành ở Thụy Điển vào năm 1995 đã cho thấy trẻ em ở những gia đình không có ti-vi gặp nhiều bất lợi hơn trong việc tiếp thu các vấn đề về giáo dục và phát triển trí thông minh so với trẻ em của những gia đình có ti-vi, với điều kiện các em ấy không ngồi liên tục cả ngày trước màn hình ti-vi.

Việc xem ti-vi liên tục trong thời gian dài sẽ phá hoại tác dụng tích cực của ti-vi. Dưới đây là một vài lời khuyên đơn giản hóa cho việc sử dụng ti-vi.

Hãy xem một chương trình, rồi nghỉ xả hơi. Đừng bao giờ bật ti-vi lên rồi để đó. Trước hết, hãy tìm chương trình mà bạn thật sự muốn xem. Hãy quyết định rằng bạn sẽ tắt ti-vi ngay khi hết chương trình đó. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đang ở khách sạn và định mở ti-vi lên để chống lại cảm giác cô độc.

Bỏ đi nơi khác. Đôi khi bạn bị hút vào một bộ phim chẳng đáng xem và cứ ngồi trước màn hình dù không hề cảm thấy thích thú. Giải pháp: Hãy rời khỏi phòng trong khi cái ti-vi vẫn còn mở. Một khi “sợi chỉ ma thuật” giữ chân bạn với ti-vi đã bị đứt thì bạn sẽ dễ dàng nhận ra bộ phim ấy không hề đáng xem chút nào. Khi đó, hãy quay vào phòng và tắt ti-vi.

Nhờ người khác xem ti-vi giúp. Khi muốn xem một chương trình cụ thể nào đó bởi nó có liên quan đến công việc hay sở thích của bạn, hãy nhờ người khác xem chương trình ấy và ghi hình lại. Sau đó, bạn có thể hỏi họ phần nào của chương trình thú vị nhất và bạn chỉ cần xem đúng những phần đó mà thôi.

Cắt giảm thời gian xem ti-vi. Hãy loại bỏ chứng nghiện phim truyền hình dài tập. Các chương trình nhiều kỳ và các phim dài tập được phát sóng trên ti-vi có thể gây nghiện. Nếu bạn đã bị nghiện những chương trình đó, bạn chỉ nên xem một số trích đoạn của nó mà thôi. Bằng cách này, bạn vẫn nắm được nội dung chính trong khi lại tiết kiệm được thì giờ. Dần dần, bạn sẽ từ bỏ nó một cách dễ dàng.

Thay đổi thói quen. Hãy suy nghĩ lại thói quen xem ti-vi của bạn. Bạn nghĩ bạn thật sự không thể sống mà không xem tin tức đều đặn trên ti-vi sao? Hãy tạo thói quen cập nhật tin tức khác, bằng cách nghe đài chẳng hạn. Cách làm này sẽ giúp bạn tránh bị các bản tin trên ti-vi “dẫn truyền” đến chuỗi các chương trình buổi tối khác.

Đơn giản hóa việc giao tiếp

Rất ít người thích viết lách. Chính vì thế, khi phải viết, nhiều người có khuynh hướng trì hoãn thật lâu. Lời khuyên đơn giản hóa quan trọng nhất trong lĩnh vực này là bạn hãy đưa ra mục tiêu thấp trước. Đừng yêu cầu mình phải viết thật hoàn hảo, cũng đừng quá lo lắng về văn phong hay chính tả. Hãy hoàn tất công việc khó chịu ấy càng sớm càng tốt. Sau đây là một vài lời khuyên đơn giản hóa của chúng tôi.

Đơn giản hóa các bản báo cáo

“Hãy viết báo cáo về vấn đề này cho tôi” là nỗi ám ảnh của không ít nhân viên công sở. Hãy cố gắng thuyết phục sếp của bạn rằng nội dung thông tin mới quan trọng, chứ không phải hình thức. Trong nhiều trường hợp, bản sao của văn bản quan trọng (thư từ, các bài báo) cùng một vài dòng nhận xét viết tay chính là giải pháp đơn giản nhất.

Hãy viết bằng văn phong đơn giản hơn và phong phú hơn

Các lá thư thương mại thường được viết theo những cách thức lỗi thời như “Xin vui lòng xem các văn bản đính kèm...” hay “Trân trọng kính chào”. Thậm chí, cả những bức thư cá nhân cũng chứa đựng các cụm từ thân mật nhưng lại hết sức cứng nhắc và đơn điệu.

Hãy thay đổi văn phong trong những lá thư của bạn! Có thể ban đầu, việc làm này sẽ rất khó khăn. Nhưng sau một thời gian ngắn, bạn sẽ thấy rằng phong cách viết mới dễ chịu hơn. Nó sẽ giúp cho việc liên hệ thư từ vốn không thoải mái trở nên dễ dàng hơn và người nhận cũng sẽ hạnh phúc hơn khi đọc thư của bạn.

Lời khuyên:

Hãy sử dụng tất cả các giác quan của bạn. Hãy viết ra những điều bạn thấy, nghe, nếm và cảm nhận được. Bạn cũng có thể tham khảo lời khuyên này khi viết thư: Hãy viết như bạn đang nói!

Đơn giản hóa thư điện tử của bạn

“Bạn có 175 e-mail mới.” Ngày càng có nhiều người chào một ngày làm việc mới bằng thông báo kiểu đó từ máy vi tính của mình. Một số công ty thuê hẳn chuyên gia để đào tạo nhân viên giải quyết các e-mail trên và bắt tay vào những hoạt động khác. Nathan Zeldes - giám đốc sản xuất của Intel Israel, một trong những chuyên gia lĩnh vực này - đã đưa ra một số lời khuyên như sau:

Phân loại e-mail mà không cần mở chúng ra. Hãy kiểm tra bằng cách nhìn vào tên người gửi và tiêu đề của các e-mail được gửi đến trước khi đọc chi tiết. Bạn có thể xóa rất nhiều thư mà không cần đọc qua. Một số phần mềm có bộ lọc cho phép bạn từ chối một số loại thư không mong muốn. Chẳng hạn, những e-mail có tiêu đề mà từ nào cũng viết hoa thì hầu như luôn là thư quảng cáo.

Sử dụng chức năng tìm kiếm. Đừng tạo quá nhiều thư mục và thư mục con trong chương trình mail của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một cái gì đó, hãy sử dụng chức năng tìm kiếm - chức năng này đã trở nên nhanh hơn và mạnh hơn trong những năm qua. Vì vậy, bạn có thể tìm thấy e-mail bất kể nó nằm trong thư mục nào.

Nghĩ ra những từ viết tắt. Hãy thỏa thuận về cách viết tắt tiêu đề e-mail với các đồng nghiệp để nhờ đó bạn có thể nhanh chóng tìm e-mail theo từ khóa. Ví dụ: “To-do” cho những việc quan trọng phải làm, hay “info” cho các thông tin không quá gấp.

Hãy thông báo với mọi người khi bạn đi vắng. Bạn hoàn toàn có thể tránh được cảnh phải đối mặt với hàng trăm e-mail chưa đọc sau khi đi nghỉ mát về. Hầu hết các chương trình thư điện tử đều có tính năng trả lời thư tự động. Bất kỳ ai gửi thư cho bạn sẽ nhận được một thư trả lời nêu rõ lý do vì sao bạn không thể hồi đáp, cũng như khi nào thì bạn sẽ trở về.

Trả lời nhanh, nhưng đừng quá nhanh. Hãy tận dụng lợi thế lớn nhất của e-mail là giúp bạn có thể hồi âm nhanh chóng. Khi đã đọc một tin nhắn, hãy tạo thói quen một là xóa, hai là trả lời. Nếu chưa thể đưa ra câu trả lời cuối cùng ngay lập tức, hãy viết vài dòng trả lời ngắn gọn về tình hình tại thời điểm đó. Tuy nhiên, bạn đừng bấm nút “Gửi” ngay mà hãy cất chúng vào thư mục “Chờ gửi”, như cách những con chuột lang tích cóp thức ăn. Nếu bạn luôn trả lời ngay sau vài phút, người gửi sẽ quen với điều đó và sẽ tấn công bạn bằng những câu hỏi mới (“Vì anh/chị trả lời nhanh và dễ quá mà!”).

Hãy cân nhắc khi sử dụng chức năng “Cc” (gửi cho nhiều người cùng lúc). Các e-mail có thể dễ dàng được gửi cùng lúc cho cả nhóm. Nhiều người thích làm vậy để phổ biến thông tin thật nhanh chóng. Tuy nhiên, bạn hãy đề ra một quy định trong công ty rằng chức năng “Cc” chỉ nên được sử dụng trong những trường hợp đặc biệt, bởi việc lạm dụng tính năng này được xem là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến nạn thư rác.

Lưu ý đến các tập tin đính kèm. Một thói quen xấu khác mà nhiều người sử dụng thư điện tử hay mắc phải: đính kèm hình ảnh và các tập tin có dung lượng quá lớn. Hãy hạn chế tối đa việc này. Nếu người nhận không cần toàn bộ tập tin, bạn có thể trích dẫn và chỉ gửi những nội dung có liên quan. Nếu bạn gửi kèm hình ảnh thì trước hết hãy giảm độ phân giải của ảnh cho nhẹ hơn. Bên cạnh đó, hãy lưu các tập tin ảnh màu ở dạng JPG để tiết kiệm dung lượng.

Đừng quên... đính kèm tập tin đính kèm! Ngay khi bạn viết e-mail đến câu thông báo sẽ có tập tin đính kèm, hãy thực hiện thao tác đó luôn thay vì chờ viết xong e-mail mới đính kèm tập tin.

Nếu nhìn thấy những e-mail có dung lượng lớn trong hộp thư đến, bạn hãy mở thư và kiểm tra xem tập tin đính kèm nào có liên quan đến nội dung thư trước khi tải nó xuống.

Chung sống với thư rác, thư quảng cáo. Tập tin đính kèm trong e-mail là nguồn vi-rút tiềm ẩn. Do đó, hãy áp dụng quy tắc cơ bản: Nếu bạn không quen biết người gửi, đừng bao giờ mở tập tin đính kèm. Trong mọi trường hợp, hãy cài đặt bộ lọc chống lại các e-mail quảng cáo không mong muốn (“Spam”) và các vi-rút nguy hiểm. Tuy nhiên, đừng quên thường xuyên kiểm tra thư mục “Thư rác” để tránh lạc những thư quan trọng vào mục đó.

Hãy viết những e-mail súc tích. Hãy đặt mục tiêu là viết những e-mail có nội dung ngắn gọn và súc tích nhất có thể. Hãy chỉ trích dẫn lại nội dung e-mail của người gửi khi thật cần thiết, và chỉ trích dẫn những đoạn có liên quan. Đối với những nội dung ngắn gọn như “Cảm ơn vì đã trả lời e-mail sớm”, bạn có thể viết nó ngay ở dòng tiêu đề e-mail và kèm theo chữ “Hết” ở cuối để người nhận biết là họ đã nắm được toàn bộ thông điệp mà không cần phải mở e-mail. Như vậy e-mail mới thật sự “tiện lợi”, đúng với mục đích mà nó được phát minh ra.

Tin nhắn qua ứng dụng. Ngày càng có nhiều người thấy e-mail quá phức tạp. Họ thích gửi tin nhắn qua các ứng dụng như WhatsApp hoặc Facebook từ điện thoại thông minh của họ. Vấn đề là người ta thường ưu tiên dùng một chương trình nhắn tin nào đó, nhưng chưa chắc đó cũng là chương trình bạn hay dùng. Trong tương lai, có thể bạn sẽ phải sử dụng cùng lúc nhiều chương trình nhắn tin hơn, hoặc bạn phải nói rõ: “Nếu muốn chắc chắn liên lạc được với tôi, vui lòng sử dụng ứng dụng...”.

Bí quyết 14: 
Thỉnh thoảng hãy “bỏ trốn”

Khi bạn đối mặt với những công việc mà bạn không có khả năng giải quyết thì điều tốt nhất mà bạn có thể làm là hãy tìm cách thoát khỏi nó! Những người sáng tạo và thành công đều có nơi chốn riêng để họ lui vào làm việc. Tất nhiên, những nơi đó không nhất thiết phải là căn nhà gỗ nhìn ra biển như của đại văn hào Ernest Hemingway. Dưới đây là một vài gợi ý đơn giản để bạn chọn cho mình một văn phòng thứ hai.

Băng ghế sau trong xe ô-tô. Nếu thời tiết cho phép (không quá nóng, không quá lạnh), hãy coi xe ô-tô là văn phòng phụ của mình. Hãy lái xe đến một nơi hẻo lánh, nơi bạn sẽ không bị quấy rầy và ngồi làm việc ở ghế sau. Lúc này bạn không còn là tài xế, mà là ông chủ.

Một không gian thoáng đãng. Tùy theo thời tiết, bạn có thể thiết lập văn phòng phụ của mình trong công viên, bên cạnh hồ nước hoặc ở địa điểm tạo nguồn cảm hứng khác giữa thiên nhiên. Nhiều người vốn quan niệm rằng: “Làm việc ở những nơi như thế à? Đó là nơi mà tôi chỉ muốn đến để thư giãn mà thôi!”. Tuy nhiên, rõ ràng họ đã xem thường nguồn năng lượng khổng lồ đến từ những địa điểm đó. Đừng lo lắng, bạn sẽ không hủy hoại địa điểm tuyệt vời ấy khi làm việc tại đó đâu. Trên thực tế, mọi việc sẽ diễn biến theo chiều ngược lại: Khung cảnh tuyệt vời ấy sẽ giúp bạn làm việc thoải mái hơn và hiệu quả hơn.

“Các địa điểm quyền lực”. Trong một quảng cáo của hãng Microsoft có hình ảnh một người phụ nữ bước vào nhà thờ cùng chiếc máy tính mi-ni của mình để làm việc mà không bị quấy rầy. Tất nhiên nếu không phải chỉ có mình bạn trong nhà thờ thì tiếng đánh máy của bạn có thể làm phiền những người xung quanh, nhưng ý tưởng cơ bản của quảng cáo này rất thông minh: Tìm ra những “địa điểm quyền lực” có tác động tích cực đối với sự tập trung và nguồn cảm hứng của bạn. Nếu bạn chỉ làm việc với một quyển sách và một cuốn sổ, thì bạn sẽ chẳng làm phiền đến ai. Bạn cũng có thể lựa chọn những không gian mang hơi hướng nghiêm trang khác như thư viện công cộng, quán cà phê cổ điển (nơi bạn có thể ngồi trong không gian yên tĩnh) hay một viện bảo tàng.

Những nơi bỏ trống. Hầu hết các công ty đều có những không gian trống trải mà không ai sử dụng đến: Các phòng họp lớn, căng-tin (những lúc ngoài giờ ăn), các căn phòng trống hay ít nhất là bàn làm việc trống. Điều quan trọng là những nơi ấy phải ở xa văn phòng của bạn. Sau khi chọn được địa điểm, hãy thông báo với mọi người về sự vắng mặt của bạn, như thể bạn sẽ ra ngoài vậy. Hãy chuyển điện thoại sang chế độ hộp thư thoại và làm những việc bạn vẫn thường làm mỗi khi đi khỏi văn phòng. Bạn sẽ có từ hai đến ba tiếng đồng hồ hoàn toàn không bị làm phiền; và trong khoảng thời gian đó, bạn có thể làm nên điều kỳ diệu.

Trên tàu, xe. Hãy tìm những nơi có lợi cho sự sáng tạo của bạn. Đối với một số người, đó có thể là trên tàu, xe. Khi họ biết mình sắp phải ngồi tàu bốn tiếng đồng hồ, không bị điện thoại quấy rầy hay bị người khác dòm ngó, tâm trí của họ có thể tự do đọc hoặc viết những văn bản quan trọng. Nếu cần, hãy lên một chuyến tàu hoặc chuyến xe đường dài. Tuy nhiên đôi khi làm việc trên tàu cũng không phải tối ưu, ví dụ như khi xe quá đông (chiều thứ Sáu và Chủ Nhật luôn đông), khi bạn phải ngồi cạnh người nói quá nhiều, khi có một nhóm khách du lịch trong toa, hoặc nếu bạn dễ say tàu xe. Có thể bạn sẽ thấy thỉnh thoảng trả tiền để được ngồi khoang hạng nhất cũng đáng.

Trong không trung. Nhiều người làm việc đạt hiệu quả nhất trên máy bay. Tuy nhiên, hãy cân nhắc khi chọn địa điểm này. Các thủ tục phiền hà (thủ tục hải quan, thời gian chờ đợi, lên máy bay, cất cánh, hạ cánh, xuống máy bay, chờ nhận hành lý) khiến bạn khó tập trung. Bên cạnh đó, phương pháp này lại không hề hiệu quả đối với những chuyến bay ngắn.

Địa điểm trong mơ

Hãy tìm những nơi trống trải khác để thoát khỏi mọi sự quấy rầy và tập trung hoàn toàn cho công việc. Bạn sẽ nhận ra rằng chỉ mỗi việc tìm kiếm một nơi như thế đã là hành động sáng tạo đem lại cho bạn phần thưởng xứng đáng.

Bí quyết 15: 
Đừng lãng mạn hóa chủ đề thời gian

Từ khi con người chúng ta bước vào thiên niên kỷ mới tới nay, mặc dù ngày càng có nhiều phương pháp giúp cải thiện khả năng quản lý thời gian và quản lý bản thân, các ca bệnh do căng thẳng vẫn tăng lên đáng kể. Các chuyên gia vẫn luôn tranh luận về nguyên nhân của vấn đề này: Đó là do ngày nay con người dễ mắc bệnh hơn trước, hay do các bệnh tâm lý được phát hiện nhiều hơn? Người ta cũng chưa rõ liệu cảm giác căng thẳng tiêu cực là hiện tượng mới hay nó vẫn luôn tồn tại từ trước đến nay.

Dù sao đi nữa, đúng là con người luôn cảm thấy thiếu thời gian và phải chịu áp lực về thời gian. Ta coi thời gian là một mặt hàng khan hiếm; ta thấy thế giới quanh mình vận hành quá nhanh và tiêu chuẩn đặt ra cho mình quá cao.

Về nguyên tắc, căng thẳng là phản ứng lành mạnh của cơ thể và não bộ con người trước những thử thách đặc biệt khó khăn. Thông thường, cơ thể và tâm trí chúng ta có khả năng tự phục hồi sau một giai đoạn làm việc quá sức, nhưng nếu giai đoạn đó kéo dài quá mức, ta sẽ sinh bệnh. Kiệt quệ là trạng thái cạn kiệt sức khỏe tinh thần và thể chất sau một quá trình gồng gánh khối lượng công việc cao và/hoặc cố đáp ứng những tiêu chuẩn quá cao do bản thân tự đặt ra. Cụm từ “và/hoặc” được sử dụng ở đây là có chủ đích. Có những yếu tố bên ngoài rất khó thay đổi (ví dụ như thay đổi nhà tuyển dụng, thực hiện những cải tiến lớn trong công ty), nhưng cũng có những yếu tố bên trong mà bạn có thể tự mình cải thiện.

Phần còn lại của đời bạn bắt đầu từ hôm nay

Hãy chuẩn bị một cây thước xếp và mở nó ra ở mức tám mươi lăm xăng-ti-mét. Tuổi thọ trung bình của con người là khoảng tám mươi lăm tuổi, vậy mỗi xăng-ti-mét sẽ tương ứng với một năm trong cuộc đời. Hãy đặt ngón tay cái vào con số tương ứng với số tuổi hiện tại của bạn. Phần nằm bên trái ngón tay cái của bạn thể hiện quãng đời đã qua. Dù quãng thời gian đó vui hay buồn, bạn cũng không thể tua ngược nó lại. Giờ hãy nhìn vào các con số ở phần bên phải ngón tay cái: Cuộc đời của bạn còn bao nhiêu chương (xăng-ti-mét) nữa? Trước khi cuộc đời kết thúc, bạn có thể đạt được điều gì và bạn muốn đạt được điều gì?

Đừng thụ động chờ mọi thứ tự tốt lên. Bạn có toàn quyền thiết kế cuộc sống của mình theo đúng nghĩa của từ “thiết kế”. Bạn không thể bắt thời gian ngừng trôi, nhưng bạn có thể sử dụng hợp lý từng phút trong một ngày. Hãy trở thành người lãnh đạo cuộc đời mình! Mỗi ngày, bạn hãy xác định lại đích đến của mình. Dù bạn đang làm thuê hay tự làm chủ, đừng để người khác định đoạt cuộc sống của bạn. Đừng dành phần đời còn lại để thực hiện những điều quan trọng với người khác. Hãy nhận lấy trách nhiệm quyết định điều mình muốn trải nghiệm, mục tiêu mình muốn đạt được, để cuối đời bạn không phải thốt lên “Ôi, giá như...”.

Hãy đặt ra tiêu chuẩn riêng

Tự định đoạt không có nghĩa là bạn phải quyết định và thực hiện mọi thứ một mình, hay phải làm được nhiều việc hơn trong ngày để cân bằng kỳ vọng của người khác với đam mê cá nhân. Tự định đoạt nghĩa là sống cuộc đời mình một cách có chủ đích và nhất quán. Những người biết cách tự định đoạt sẽ tự xác định điều gì là quan trọng với bản thân. Họ sẽ đạt được mục tiêu mà họ đặt ra cho chính mình. Những người tự định đoạt biết công nhận bản thân, công nhận cả điểm mạnh và điểm yếu, cả sở thích và ước mơ của mình. Họ nhiệt huyết với con đường sự nghiệp mình chọn, vì vậy họ làm việc hết sức tận tâm. Họ hành động khôn ngoan và có tầm nhìn xa.

Bài trắc nghiệm dưới đây sẽ cho bạn biết bạn có thường để mất quyền kiểm soát bản thân hay không. Bạn sẽ chỉ thật sự thư giãn và cảm thấy hài lòng khi tự cầm lái con thuyền cuộc đời mình. Hãy đánh dấu những câu bạn thấy đúng với mình:

• Cuộc sống không cho tôi nhiều cơ hội để tự nhận thức bản thân.

• Tôi cảm thấy rất khó tự tạo động lực cho mình.

• Lúc nào cũng có người muốn điều gì đó từ tôi.

• Một ngày bình thường của tôi rất căng thẳng và luôn thiếu thời gian.

• Tôi thường phải làm những việc mà tôi không thích.

• Tôi không hài lòng với hoàn cảnh sống của mình.

• Tôi cảm thấy khó khăn khi từ chối làm một việc mà tôi không muốn làm.

• Tôi sợ phải thay đổi một điều gì đó trong cuộc sống của mình.

• Tôi tránh né việc đưa ra quyết định.

Nếu bạn đánh dấu nhiều hơn một câu, có thể bạn đang giao cho người khác quá nhiều quyền hạn để kiểm soát cuộc đời bạn.

Lời khuyên:

Theo chuyên gia trị liệu hành vi Jens Corssen, chỉ có sự nhận thức thôi thì không đủ sức thay đổi bất cứ điều gì trong cuộc sống, và do đó, ông khuyên chúng ta nên kết hợp thêm một hành động mang tính gợi nhớ.

“Nghi thức” chiếc ghế là một ví dụ tốt: Mỗi sáng sau khi thức dậy, bạn hãy đứng lên ghế và quyết định rằng hôm nay bạn muốn tận hưởng cuộc sống. Ở vị trí đó, hãy “bổ nhiệm” bản thân làm người lãnh đạo tâm trạng và suy nghĩ của chính mình.

Hạnh phúc phụ thuộc vào năng lực bản thân

Nhiều nghiên cứu đã kết luận rằng yếu tố quyết định mức độ hạnh phúc và hài lòng của một người không phải là tiền hay danh tiếng, mà là mức độ tự chủ của người đó trong cuộc sống. Nếu có thể tự quyết định, bạn sẽ làm việc hiệu quả và sáng tạo hơn những người bị áp đặt và bị kiểm soát hành động tới từng chi tiết nhỏ nhất. Bốn lưu ý sau đây sẽ giúp bạn biến sự tự chủ thành lối sống:

1. Tự vấn hành động của mình. Hãy thường xuyên tự hỏi bản thân: Mình thật sự muốn gì? Tại sao mình muốn điều đó?

Ví dụ: Mình thật sự muốn gì? Mình muốn kiếm thật nhiều tiền. Tại sao? Bởi vì mình muốn có nhiều thời gian hơn cho bản thân và mình muốn có đủ tiền để mua được những món đồ tốt. Tại sao? Bởi vì mình muốn đối xử tốt với bản thân. Tại sao? Bởi vì công việc làm mình căng thẳng. Tại sao? Bởi vì mình đang làm việc mà mình không thích. Tại sao? Bởi vì mình chọn sai công việc. Tại sao? Bởi vì mình sợ thất nghiệp...

Giờ thì nhu cầu của bạn không chỉ là thỏa mãn vật chất nữa mà là tìm một nghề nghiệp có ý nghĩa, một công việc thu hút bạn và làm bạn thỏa mãn.

Lời khuyên:

Đừng vội hài lòng với câu trả lời đầu tiên bật ra trong đầu. Hãy từ từ lần theo dấu những ham muốn và mong ước sâu kín nhất của bạn như một thám tử. Hãy quan sát bản thân trong cuộc sống hằng ngày để xác định những lĩnh vực bạn không hài lòng. Còn nhiều “kho báu” đích thực đang chờ bạn khám phá.

2. Chủ động. Việc làm chủ cuộc sống của bạn không liên quan gì đến tiền bạc, quyền lực hay từng hành động riêng lẻ. Hãy chủ động thiết kế cuộc đời bạn. Đừng thỏa mãn với vai phụ hay thậm chí là vai quần chúng trong bộ phim đời bạn. Hãy vào vai chính! Từ bây giờ, đối với mỗi hành động, hãy suy nghĩ kết quả bạn muốn đạt được từ hành động đó. Người chủ động là người biết mình muốn gì và bắt đầu hành động ngay khi có việc quan trọng cần giải quyết.

Lời khuyên:

Nếu trong một khoảng thời gian ngắn bạn phải gánh nhiều trách nhiệm dồn dập, hãy nhớ đến mục tiêu lớn hơn của đời mình. Khi tập trung được vào một mục tiêu cụ thể, bạn sẽ luôn ở thế chủ động, bạn sẽ góp sức xây dựng thay vì chịu đựng. Bạn có thể tránh được căng thẳng kéo dài, chỉ cần bảo đảm điều quan trọng nhất sẽ diễn ra vào đúng thời điểm.

3. Luôn linh hoạt. Có thể đôi lúc bạn cảm thấy chỉ sau khi hết giờ làm mình mới thật sự làm việc được vì trong ngày có quá nhiều yếu tố gây rối: một cuộc họp đột xuất, khách hàng ghé bất ngờ, dự án có thay đổi, một đồng nghiệp ngã bệnh, thêm một nhiệm vụ khác từ sếp... Kể cả kế hoạch quản lý thời gian và quản lý bản thân tuyệt nhất đôi khi cũng bị phá hỏng bởi những điều không lường trước. Lảng tránh, than vãn hoặc không thay đổi gì là những phản ứng không hiệu quả trong những trường hợp này. Ngay cả khi các biến cố ngoài kế hoạch trở thành một phần của kế hoạch và lịch trình của bạn bị đảo lộn thì điều đó cũng chỉ là một phần rất bình thường của cuộc sống!

Lời khuyên:

Bạn hãy chấp nhận sự thay đổi của hoàn cảnh thay vì lãng phí thời gian và năng lượng quý giá để bực bội hoặc tìm ai đó để đổ lỗi. Hãy nhớ lại những gì bạn nói khi đứng trên chiếc ghế sáng nay: Hôm nay, tôi muốn tận hưởng cuộc sống. Tôi làm chủ cuộc đời mình. Tôi có thể tìm cách giải quyết phù hợp rồi tiếp tục kế hoạch ban đầu của mình. Tôi có thể linh hoạt thích nghi với thực tế cuộc sống mà không quên đi những mục tiêu lớn.